La factura electrónica dejará de ser una opción voluntaria para convertirse en una obligación legal en España en los próximos meses. Si tienes una empresa o eres autónomo, es fundamental que conozcas los plazos de implantación, los requisitos técnicos y los riesgos de no adaptarte a tiempo.
Este artículo te ofrece una guía actualizada sobre la implantación progresiva de la factura electrónica, qué empresas están obligadas, qué normativa la regula y cómo puedes preparar tu negocio para cumplir con la ley sin contratiempos.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura en papel y que debe cumplir los mismos requisitos legales:
- Incluir todos los datos obligatorios (emisor, receptor, descripción, base imponible, IVA, total, etc.).
- Garantizar la autenticidad de su origen, integridad del contenido y legibilidad.
- Conservarse durante los plazos legales (4 años según la normativa tributaria).
Según la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información y la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre), la factura electrónica se configura como un instrumento para modernizar la relación entre empresas, reducir la morosidad y agilizar los trámites contables.
Normativa aplicable y calendario de implantación
El cambio normativo que hace obligatoria la factura electrónica para todas las empresas y autónomos se recoge en la Ley Crea y Crece, que fue publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022.
El artículo 12 de esta ley establece la obligatoriedad de emitir y remitir facturas electrónicas en operaciones entre empresarios y profesionales.
La obligación se aplicará de forma escalonada:
- Empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros anuales: plazo máximo de 1 año desde la publicación del reglamento de desarrollo.
- Resto de empresas y autónomos: plazo máximo de 2 años desde la publicación del reglamento.
El reglamento que desarrolla esta ley está actualmente en fase de tramitación, por lo que todavía no ha empezado a contar el plazo definitivo. Según información oficial del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, se espera su aprobación durante 2025.
Por tanto, aunque la obligatoriedad aún no ha comenzado, es importante que tu empresa se prepare ya, ya que la transición conllevará cambios técnicos, organizativos y formativos.
Fuentes oficiales de referencia:
- BOE Ley Crea y Crece: https://www.boe.es/buscar/doc.
php?id=BOE-A-2022-15755 - Portal de Factura Electrónica Ministerio: https://
administracionelectronica.gob. es/pae_Home/dms/pae_Home/ documentos/ae_documentos/ Facturae.pdf - AEAT Información Fiscal Empresas: https://www.agenciatributaria.
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¿Quién está obligado a emitir factura electrónica?
Una vez entre en vigor el reglamento, deberán usar la factura electrónica obligatoriamente:
- Todas las empresas, pymes y autónomos que realicen operaciones con otros empresarios o profesionales en España, sea cual sea su tamaño.
- También estarán obligados a conservar las facturas electrónicas durante el plazo legal y facilitar su acceso a la Agencia Tributaria si se solicita.
La norma no aplica a operaciones con consumidores finales (particulares), salvo que voluntariamente ambas partes acepten la facturación electrónica.
Requisitos técnicos de la factura electrónica
Para cumplir con la legislación vigente, la factura electrónica debe:
- Generarse en un formato estructurado que permita su lectura automática (por ejemplo, Facturae, el formato XML más usado en España).
- Incluir una firma electrónica avanzada que garantice la autenticidad e integridad.
- Permitir su remisión y recepción por medios telemáticos seguros.
- Contener los datos mínimos obligatorios definidos por la normativa tributaria.
En el caso de operaciones con el sector público, el uso del formato Facturae es obligatorio desde 2015.
Ventajas de implantar la factura electrónica cuanto antes
Aunque muchos empresarios ven la factura electrónica como una obligación, lo cierto es que también ofrece ventajas claras:
- Ahorro de costes: reduce el uso de papel, impresión, envío postal y almacenamiento físico.
- Mayor control: facilita la automatización de procesos contables y la conciliación de facturas.
- Menos errores: al generarse de forma digital, disminuyen los fallos en datos o importes.
- Rapidez en cobros: contribuye a reducir la morosidad al acreditar fehacientemente la fecha de emisión y recepción.
- Cumplimiento fiscal: mejora la trazabilidad de las operaciones y el control tributario.
En definitiva, adoptar la factura electrónica de forma proactiva supone modernizar la gestión de tu negocio.
¿Qué riesgos tiene no adaptarse a tiempo?
Si tu empresa o actividad profesional no cumple con la obligación de emitir facturas electrónicas en plazo, te expones a:
- Sanciones económicas previstas por la Ley General Tributaria.
- Imposibilidad de deducir gastos si la factura no cumple requisitos.
- Retrasos en cobros al no ser aceptadas por los clientes.
- Perjuicios reputacionales ante proveedores o socios comerciales.
Por eso es recomendable planificar el cambio con antelación y no esperar a la publicación definitiva del reglamento para iniciar los preparativos.
Pasos para preparar tu empresa
Para implantar la factura electrónica sin sobresaltos, te recomendamos seguir estos pasos:
- Audita tu sistema de facturación actual: identifica qué programas utilizas, qué formatos generas y cómo gestionas las firmas digitales.
- Selecciona una solución de software compatible con Facturae y con firma electrónica: hay muchas opciones en el mercado, algunas gratuitas y otras con soporte profesional.
- Informa y forma a tu equipo: todo el personal implicado debe conocer cómo emitir, enviar y conservar facturas electrónicas.
- Prepara la comunicación con tus clientes y proveedores: avísales con tiempo para que sepan que vas a facturar en formato electrónico.
- Define un protocolo de conservación y acceso: establece cómo almacenarás las facturas y qué medidas de seguridad aplicarás.
Si no tienes claro cómo empezar, contar con una asesoría fiscal y contable especializada como Gutiérrez Pujadas & Partners te permitirá implantar el sistema con total seguridad y garantía legal.
¿Cómo te ayuda Gutiérrez Pujadas & Partners a implantar la factura electrónica?
En Gutiérrez Pujadas & Partners acompañamos a pequeñas empresas y autónomos en todo el proceso:
- Asesoramiento sobre la normativa aplicable y plazos de implantación.
- Selección e integración de la herramienta de facturación electrónica.
- Configuración de firma digital y cumplimiento técnico.
- Formación personalizada a tu equipo.
- Soporte en la gestión y conservación de las facturas electrónicas.
Adelantarte a la obligación legal no solo evitará sanciones, sino que te permitirá profesionalizar tu gestión contable y optimizar recursos.
La factura electrónica obligatoria será pronto una realidad para todas las empresas y autónomos en España. Cuanto antes te prepares, menos riesgos y costes tendrás.
Si necesitas orientación personalizada, el equipo de Gutiérrez Pujadas & Partners está listo para ayudarte a dar el paso con confianza y tranquilidad.
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