Guía para la Escritura de Constitución de una Empresa en España

1. ¿Qué es la escritura de constitución de una empresa?

La escritura de constitución es el documento oficial que da existencia legal a una sociedad en España. Se otorga ante notario y debe inscribirse en el Registro Mercantil para que la empresa adquiera personalidad jurídica. Contiene información clave como la denominación social, los socios fundadores, el capital social, los estatutos y el objeto social. Sin este documento, la sociedad no puede operar legalmente ni contratar empleados. Es un paso esencial en el proceso de creación de empresas, asegurando el cumplimiento normativo y protegiendo los derechos de los socios.

2. ¿Por qué es necesaria la escritura de constitución?

Es necesaria porque formaliza la existencia de la empresa ante la ley y garantiza su inscripción en el Registro Mercantil. Sin ella, la sociedad no puede operar legalmente, abrir cuentas bancarias ni obtener un CIF definitivo. También establece las reglas internas de funcionamiento mediante los estatutos sociales, lo que ayuda a evitar conflictos futuros entre socios. Además, permite acceder a financiación y firmar contratos en nombre de la sociedad, proporcionando seguridad jurídica a los negocios.

3. ¿Quién debe firmar la escritura de constitución?

Deben firmarla los socios fundadores de la empresa, quienes pueden ser personas físicas o jurídicas. La firma se realiza ante notario, quien da fe de la validez del documento. También debe firmar el administrador o administradores designados en los estatutos. En algunos casos, si hay aportaciones no dinerarias al capital social, será necesaria la intervención de un experto independiente que valore dichos bienes. Es fundamental que los firmantes presenten sus documentos de identidad y, si actúan en representación de una entidad, la documentación que acredite su poder.

4. ¿Dónde se firma la escritura de constitución?

La escritura de constitución se firma en una notaría, donde el notario certifica la autenticidad del documento y verifica que cumple con la normativa vigente. Tras la firma, el notario puede enviar la escritura al Registro Mercantil de forma telemática para agilizar el proceso. Es recomendable elegir una notaría con experiencia en la constitución de sociedades para evitar errores en la documentación. También se puede acordar previamente el contenido de la escritura para que el proceso de firma sea más rápido y eficiente.

5. ¿Cuánto cuesta la escritura de constitución de una empresa?

El coste varía según el tipo de sociedad y el capital social aportado. Generalmente, los honorarios notariales oscilan entre 100 y 300 euros para una Sociedad Limitada (SL) con capital mínimo. Además, la inscripción en el Registro Mercantil cuesta entre 100 y 250 euros. Otros gastos incluyen la obtención del CIF, el pago de tasas administrativas y, en algunos casos, la asesoría jurídica. Aunque la constitución de sociedades está exenta del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, se debe presentar el Modelo 600.

6. ¿Cuánto tiempo tarda en obtenerse la escritura de constitución?

El proceso suele tardar entre 24 y 72 horas desde la firma ante notario. Si la notaría envía la documentación al Registro Mercantil de forma telemática, la inscripción puede completarse en pocos días. Sin embargo, si se realiza de forma presencial, el proceso puede alargarse hasta 15 días hábiles. Para acelerar el trámite, se recomienda llevar toda la documentación en regla y verificar previamente la disponibilidad del nombre de la empresa en el Registro Mercantil Central.

7. ¿Qué diferencia hay entre escritura de constitución y estatutos sociales?

La escritura de constitución es el documento que formaliza la creación de la sociedad y se firma ante notario. Incluye datos esenciales como la identidad de los socios, el capital social y el objeto social. Los estatutos sociales, en cambio, forman parte de la escritura y establecen las normas internas de funcionamiento de la empresa, regulando aspectos como la administración, la toma de decisiones y la transmisión de participaciones. Ambos documentos son necesarios para inscribir la sociedad en el Registro Mercantil.

8. ¿Cuáles son los principales errores al redactar la escritura de constitución?

Algunos errores comunes incluyen:

• No verificar la disponibilidad del nombre de la empresa antes de solicitarlo.
• Definir un objeto social demasiado amplio o ambiguo, lo que puede generar problemas legales.
• No especificar correctamente la distribución de participaciones entre los socios.
• Redactar estatutos sociales poco detallados, lo que puede causar conflictos internos.
• No incluir cláusulas sobre la gestión y administración de la sociedad.
  Para evitar estos errores, es recomendable contar con la asesoría de un abogado especializado en derecho mercantil.

9. ¿Es obligatorio inscribir la escritura de constitución en el Registro Mercantil?

Sí, la inscripción en el Registro Mercantil es obligatoria para que la sociedad adquiera plena personalidad jurídica y pueda operar legalmente. Sin este trámite, la empresa no podrá obtener su CIF definitivo, emitir facturas ni firmar contratos en su nombre. El notario suele enviar la escritura al Registro de manera telemática, pero si se presenta de forma presencial, los socios deben asegurarse de entregar toda la documentación requerida. La inscripción también es necesaria para que terceros puedan conocer la estructura y funcionamiento de la sociedad.

10. ¿Qué pasa si no inscribo la escritura en el Registro Mercantil?

Si no se inscribe la escritura en el Registro Mercantil, la sociedad carece de personalidad jurídica, lo que significa que los socios responderán personalmente de las deudas y obligaciones contraídas. Además, la empresa no podrá abrir cuentas bancarias, emitir facturas ni celebrar contratos en su nombre. En algunos casos, las autoridades pueden sancionar a las empresas que operen sin estar registradas. Para evitar estos problemas, es fundamental completar la inscripción en el menor tiempo posible tras la firma ante notario.

11. ¿Se puede modificar la escritura de constitución después de firmarla?

Sí, la escritura de constitución puede modificarse si los socios lo acuerdan y formalizan los cambios en una escritura pública ante notario. Las modificaciones más comunes incluyen cambios en la denominación social, el objeto social, el capital social, el domicilio de la empresa y la estructura de administración. Tras la firma de la nueva escritura, la empresa debe inscribir las modificaciones en el Registro Mercantil para que tengan efectos legales. Dependiendo del cambio, puede ser necesario el pago de tasas adicionales.

12. ¿Qué es el Certificado Negativo de Denominación Social y por qué es importante?

El Certificado Negativo de Denominación Social es un documento expedido por el Registro Mercantil Central que acredita que el nombre elegido para la empresa no está registrado por otra sociedad. Es obligatorio para poder incluir la denominación en la escritura de constitución. Si se intenta registrar un nombre ya existente, la solicitud será rechazada, lo que puede retrasar la constitución de la empresa. Se recomienda solicitar varias opciones de nombres para evitar problemas en caso de que la primera elección no esté disponible.

13. ¿Cuánto cuesta obtener el Certificado Negativo de Denominación Social?

El coste del Certificado Negativo de Denominación Social ronda los 15 euros, aunque puede variar ligeramente. El trámite puede realizarse de forma telemática a través de la web del Registro Mercantil Central y suele resolverse en un plazo de 24 a 48 horas. Una vez obtenido, tiene una validez de tres meses, por lo que es recomendable completar la constitución de la empresa dentro de ese período para evitar la necesidad de solicitar un nuevo certificado.

14. ¿Puedo constituir una empresa con un solo socio?

Sí, en España es posible constituir una Sociedad Limitada Unipersonal (SLU), que permite que una sola persona sea la única propietaria de la empresa. En este caso, la escritura de constitución debe reflejar que la sociedad es unipersonal y el único socio asumirá todas las decisiones sin necesidad de acuerdos con terceros. Aunque ofrece responsabilidad limitada, el socio único debe cumplir con ciertas obligaciones, como declarar su situación unipersonal en el Registro Mercantil y llevar un libro de contratos si tiene relaciones comerciales con su empresa.

15. ¿Cuál es el capital social mínimo para constituir una empresa en España?

El capital social mínimo varía según el tipo de sociedad:

• Sociedad Limitada (SL): Desde 1 euro, aunque con restricciones hasta alcanzar los 3.000 euros.
• Sociedad Anónima (SA): 60.000 euros, de los cuales al menos el 25% debe estar desembolsado al constituirla.
  Este capital puede ser en forma de dinero o bienes aportados por los socios. La elección del capital influye en la estructura de la empresa y en la confianza de terceros.

16. ¿Puedo aportar bienes en lugar de dinero como capital social?

Sí, los socios pueden aportar bienes o derechos en lugar de dinero como capital social. Estas aportaciones deben ser valoradas y detalladas en la escritura de constitución. En el caso de una Sociedad Anónima (SA), la ley exige que un experto independiente realice una valoración de los bienes. En una Sociedad Limitada (SL), los socios pueden determinar el valor, aunque pueden ser responsables si la valoración no es adecuada. Ejemplos de aportaciones incluyen inmuebles, maquinaria, vehículos o propiedad intelectual.

17. ¿Qué impuestos se deben pagar al constituir una empresa?

La constitución de una empresa en España está exenta del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP-AJD), pero es obligatorio presentar el Modelo 600 para justificar la exención. Otros costes fiscales pueden incluir el IVA en la compra de bienes necesarios para el negocio y la tasa de inscripción en el Registro Mercantil. Además, una vez constituida, la empresa deberá registrarse en la Agencia Tributaria y cumplir con sus obligaciones fiscales periódicas.

18. ¿Qué es el Código de Identificación Fiscal (CIF) y cómo se obtiene?

El Código de Identificación Fiscal (CIF) es el número que identifica a la empresa a efectos fiscales y legales. Se obtiene en la Agencia Tributaria tras la firma de la escritura de constitución y la inscripción en el Registro Mercantil. Inicialmente, se concede un CIF provisional, que permite a la empresa operar mientras se completa el registro. Una vez finalizado el proceso, se solicita el CIF definitivo. Sin este número, la empresa no puede emitir facturas ni realizar operaciones financieras.

19. ¿Cuánto tiempo tarda en obtenerse el CIF definitivo?

El CIF provisional se obtiene en el momento de la solicitud en la Agencia Tributaria, lo que permite a la empresa comenzar sus actividades. Sin embargo, el CIF definitivo solo se concede tras la inscripción de la escritura en el Registro Mercantil. Este proceso puede tardar entre 10 y 15 días hábiles, dependiendo de la carga de trabajo del registro. Una vez inscrita la empresa, se debe presentar la documentación correspondiente en Hacienda para obtener el número definitivo.

20. ¿Es obligatorio registrar el domicilio social en la escritura de constitución?

Sí, el domicilio social debe estar especificado en la escritura de constitución y en los estatutos de la empresa. Este domicilio será la sede oficial de la sociedad y determinará el Registro Mercantil en el que se inscribirá. También es relevante para la Administración Tributaria y otras entidades públicas. La empresa puede cambiar su domicilio social en el futuro, pero deberá formalizar la modificación mediante una nueva escritura ante notario y su inscripción en el Registro Mercantil.

21. ¿Qué diferencia hay entre domicilio social y domicilio fiscal?

El domicilio social es la sede oficial de la empresa y debe aparecer en la escritura de constitución. Determina el Registro Mercantil donde se inscribe la sociedad y es el punto de referencia legal para notificaciones oficiales.
El domicilio fiscal es la dirección donde la empresa está registrada ante la Agencia Tributaria y donde recibe notificaciones fiscales. En muchos casos, ambos domicilios coinciden, pero pueden ser diferentes si la empresa desarrolla su actividad en otro lugar.

22. ¿Se puede cambiar el domicilio social después de constituir la empresa?

Sí, el domicilio social se puede modificar mediante una escritura pública firmada ante notario e inscrita en el Registro Mercantil. Si el cambio es dentro de la misma provincia, el administrador puede decidirlo sin necesidad de una junta de socios, siempre que los estatutos lo permitan. Si el cambio es a otra provincia, la modificación debe ser aprobada en una junta general. Además, se debe notificar a la Agencia Tributaria para actualizar el domicilio fiscal.

23. ¿Cuánto tiempo se tarda en constituir una empresa en España?

El tiempo varía según el tipo de sociedad y el método de inscripción. Si todo está en orden, una Sociedad Limitada (SL) puede constituirse en unos 5 a 10 días hábiles si se usa el procedimiento telemático con el notario y el Registro Mercantil. Sin embargo, si la inscripción se realiza de forma presencial, el proceso puede tardar hasta un mes. La rapidez del trámite depende de la carga de trabajo de los organismos implicados y de la correcta presentación de la documentación.

24. ¿Cuáles son los documentos necesarios para firmar la escritura de constitución?

Para firmar la escritura ante notario, los socios deben aportar:

• Certificado Negativo de Denominación Social (Registro Mercantil Central).
• DNI/NIE o pasaporte de los socios y administradores.
• Justificante del capital social, ya sea ingreso bancario o descripción de bienes aportados.
• Estatutos sociales con las normas internas de la empresa.
• CIF provisional, que se obtiene en la Agencia Tributaria tras la firma.

Si un socio actúa en representación de una entidad, deberá aportar poderes notariales.

25. ¿Qué ocurre si no se deposita el capital social en una cuenta bancaria?

Si no se deposita el capital en una cuenta bancaria, la escritura de constitución puede incluir una declaración de los socios confirmando que han aportado el dinero o bienes a la sociedad. No obstante, este método solo es viable para Sociedades Limitadas (SL). En el caso de una Sociedad Anónima (SA), es obligatorio depositar al menos el 25% del capital social mínimo en una cuenta bancaria antes de la constitución.

26. ¿Puedo crear una empresa online sin acudir a una notaría?

No, en España la escritura de constitución debe formalizarse ante notario. Sin embargo, algunos trámites pueden hacerse online, como la reserva del nombre y la inscripción en el Registro Mercantil. Además, ciertos PAE (Puntos de Atención al Emprendedor) ofrecen procedimientos telemáticos para agilizar la constitución. Aun así, la firma ante notario sigue siendo un requisito obligatorio.

27. ¿Qué tipos de administradores puede tener una sociedad?

Las sociedades pueden tener diferentes estructuras de administración:

1. Administrador único: Una sola persona gestiona la empresa.
2. Administradores solidarios: Cada administrador puede actuar individualmente.
3. Administradores mancomunados: Deben actuar conjuntamente.
4. Consejo de Administración: Órgano colegiado con mínimo tres miembros.

La elección depende de la estructura y necesidades de la empresa. Se especifica en la escritura de constitución.

28. ¿Los administradores tienen que ser socios de la empresa?

No es obligatorio que los administradores sean socios. La empresa puede designar como administrador a una persona externa sin participaciones en la sociedad. Sin embargo, en algunos casos, los estatutos pueden establecer restricciones al respecto.

29. ¿Cómo se nombran los administradores en la escritura de constitución?

En la escritura de constitución se detalla:

• Nombre y apellidos o razón social del administrador.
• DNI/NIE o CIF si es una empresa.
• Tipo de administración (único, solidario, mancomunado, consejo).
• Duración del cargo y forma de sustitución.

El nombramiento debe inscribirse en el Registro Mercantil para que tenga validez legal.

30. ¿Puede un extranjero ser socio o administrador de una empresa en España?

Sí, un extranjero puede ser socio o administrador, pero debe obtener un NIE (Número de Identificación de Extranjero) para realizar trámites legales en España. Si reside fuera de la UE, puede necesitar una autorización especial dependiendo de la actividad de la empresa.

31. ¿Qué es el objeto social y por qué es importante?

El objeto social define la actividad principal de la empresa y debe estar claramente especificado en la escritura de constitución. Afecta a cuestiones fiscales, laborales y administrativas. Si en el futuro la empresa amplía sus actividades, puede ser necesario modificar la escritura para actualizar el objeto social.

32. ¿Se pueden incluir varias actividades en el objeto social?

Sí, pero se recomienda que sean actividades relacionadas. Un objeto social demasiado amplio puede generar problemas al solicitar licencias o acceder a determinados beneficios fiscales. Además, algunas actividades requieren autorizaciones especiales.

33. ¿Qué es una sociedad en formación?

Es una sociedad que ha firmado la escritura de constitución ante notario pero aún no está inscrita en el Registro Mercantil. Durante este período, la empresa puede operar, pero los socios responden personalmente de sus obligaciones hasta la inscripción definitiva.

34. ¿Cuándo entra en vigor una sociedad una vez constituida?

La sociedad adquiere personalidad jurídica una vez inscrita en el Registro Mercantil. Antes de ello, puede operar bajo el estado de sociedad en formación, pero los socios responderán con su patrimonio personal por las obligaciones adquiridas.

35. ¿Qué pasa si uno de los socios no puede acudir a la firma de la escritura?

Si un socio no puede asistir, puede otorgar un poder notarial a otra persona para que firme en su nombre. El poder debe ser notarial y especificar la autorización para firmar la escritura de constitución.

36. ¿Pueden los socios tener diferentes porcentajes de participación en la empresa?

Sí, la escritura debe reflejar la distribución del capital social entre los socios, indicando qué porcentaje de participaciones o acciones corresponde a cada uno.

37. ¿Qué es la cláusula de transmisión de participaciones?

Es una cláusula dentro de los estatutos que regula cómo se pueden vender o transferir participaciones entre socios o a terceros. Es útil para evitar la entrada de socios no deseados.

38. ¿Qué ocurre si un socio quiere salir de la empresa?

Debe seguir el procedimiento establecido en los estatutos. Puede vender sus participaciones a otros socios o terceros, respetando el derecho de adquisición preferente si está previsto.

39. ¿Se puede ampliar el capital social después de la constitución?

Sí, mediante un acuerdo de los socios y la firma de una nueva escritura ante notario. La ampliación debe inscribirse en el Registro Mercantil.

40. ¿Cuándo debe renovarse la escritura de constitución?

Solo cuando se realizan modificaciones en los datos esenciales, como el nombre, domicilio social, objeto social o administración.