La Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL), como sociedad mercantil en España, está sujeta a una serie de obligaciones contables y registrales. Estas se sustentan en el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital y el Plan General de Contabilidad (PGC). La correcta llevanza, legalización y conservación de los libros contables y societarios no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino también la transparencia, seguridad jurídica y confianza de terceros como inversores, bancos, Hacienda o auditores.
Libros contables obligatorios
Libro Diario
Registra de forma cronológica todas las operaciones económicas de la empresa. Es posible agrupar los asientos por periodos trimestrales siempre que exista detalle equivalente en otros registros auxiliares.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Debe incluir:
- Balance inicial del ejercicio.
- Balances de comprobación (sumas y saldos), al menos de forma trimestral.
- Inventario final del ejercicio.
- Cuentas anuales: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (cuando aplique) y memoria.
Libros societarios obligatorios
Libro de Actas
Recoge los acuerdos de la Junta General, órganos de administración o administrador único: convocatoria, asistentes, votaciones, decisiones y firma de los responsables.
Libro Registro de Socios
En una SL, este libro refleja la titularidad de participaciones, transmisiones, gravámenes, aumentos o reducciones de capital. En caso de sociedades unipersonales o anónimas se utilizan libros equivalentes (contratos con socio único, acciones nominativas, etc.).
Libros fiscales adicionales (no siempre obligatorios)
Aunque no requieren legalización, pueden ser muy útiles para llevar un control fiscal más detallado:
- Libro Mayor.
- Libros de IVA: facturas emitidas, recibidas, bienes de inversión, operaciones intracomunitarias.
Legalización y depósito de libros
Legalización en el Registro Mercantil
- Se realiza telemáticamente (papel solo en casos excepcionales de fallo técnico).
- Plazo: dentro de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Para SL con cierre 31 de diciembre, el plazo vence el 30 de abril (si es festivo, se traslada al siguiente hábil).
- Antes de su uso, el primer folio y cada hoja deben llevar sello y diligencia del Registro.
Depósito de cuentas anuales
- Tras su aprobación por la Junta General, se depositan en el Registro Mercantil. El plazo para ejercicios cerrados el 31 de diciembre de 2024 es el 30 de julio de 2025.
Conservación de los libros
- La conservación obligatoria es de seis años desde el asiento final, según el artículo 30 del Código de Comercio.
- La documentación contable, justificantes, facturas y registros fiscales también deberán conservarse durante este periodo, o hasta cuatro años para efectos tributarios.
Riesgos y sanciones por incumplimientos
- Omisión en legalización o depósito
- La falta de legalización no provoca inscripción registral automática, pero sí puede exponer a responsabilidades de los administradores.
- Sanciones tributarias por inexactitud u omisión pueden ser del 1 % del cargo o abono omitido, con un mínimo de 150 € y un máximo de 6.000 €.
- Errores, alteraciones o contabilidad deficiente
- Utilización de abreviaturas no claras, tachaduras, asientos falsos o manipulaciones puede derivar en multas, recargos y pérdida de valor probatorio.
- Responsabilidad de administradores
- Los administradores pueden ser sancionados si su actuación u omisión perjudica a la empresa. El incumplimiento puede generar responsabilidad civil por daños.
- Problemas operativos
- Pérdida de credibilidad frente a bancos, inversores, proveedores o Hacienda.
- Obstáculos en auditorías, inspecciones y procesos para solicitar financiación.
- En caso de concurso de acreedores, se considera concurso culpable si la contabilidad no se ha llevado adecuadamente.
Principios contables aplicables
La contabilidad debe cumplir los principios del PGC, incluidos los siguientes:
- Empresa en funcionamiento: asume la continuidad.
- Devengo: registra ingresos y gastos cuando ocurren.
- Uniformidad: criterios constantes a lo largo del tiempo.
- Prudencia: sólo se reconocen ingresos realizados, mientras que los riesgos se anticipan.
- Imagen fiel: los estados financieros deben reflejar fielmente la actuación de la empresa.
También se exige claridad, orden, sin espacios en blanco, sin tachaduras y con fecha y firma correspondientes.
Ventajas de una gestión profesionalizada con Gutiérrez Pujadas & Partners
Contratar un servicio profesional contable ofrece múltiples ventajas:
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- Cumplimiento de los criterios del PGC, garantizando una contabilidad fiable y auditada.
- Reducción de riesgos: sanciones, responsabilidades, pérdida de valor probatorio, etc.
- Asesoría fiscal continua: adaptada a las novedades fiscales y mercantiles.
- Tranquilidad y enfoque al negocio: liberación de cargas administrativas, dedicación al crecimiento.
Con más de 30 años de trayectoria, Gutiérrez Pujadas & Partners cuenta con un equipo experto, especializado en SL y pequeñas empresas, que ofrece un servicio integral mensual para garantizar la salud contable, jurídica y fiscal de su proyecto.
Para una SL, llevar una contabilidad ordenada y cumplir con los registros mercantiles no es una opción, sino una obligación legal con impacto real en la actividad diaria y la viabilidad del negocio. Una contabilidad deficiente, la falta de legalización de libros o el retraso en la presentación de cuentas puede traer complicaciones fiscales, sanciones y pérdida de oportunidades de crecimiento.
Un servicio profesional como el de Gutiérrez Pujadas & Partners asegura:
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- Legalización y depósito puntual de libros.
- Conservación adecuada de documentación a largo plazo.
- Protección frente a sanciones, responsabilidades y pérdidas de imagen.
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Tabla resumen
| Obligación | Detalles y plazos |
| Libro Diario | Registro cronológico diario; posibilidad de resúmenes trimestrales si hay detalle complementario. |
| Libro de Inventarios y Cuentas Anuales | Incluye balances trimestrales, inventario y cuentas anuales completas. |
| Libro de Actas | Acuerdos societarios, convocatorias, decisiones y firmas correspondientes. |
| Libro Registro de Socios | Titularidad de participaciones y movimientos en la SL. |
| Libros fiscales adicionales | Opcionales (IVA, Mayor), pero recomendables para control detallado. |
| Legalización en el Registro Mercantil | Telemática dentro de 4 meses desde el cierre (30 de abril para cierre 31/12). |
| Depósito de cuentas anuales | Dentro del mes siguiente a su aprobación (30 de julio para ejercicio 2024). |
| Conservación de libros | Al menos seis años desde el último asiento. |
| Principios contables | Devengo, claridad, prudencia, uniformidad, imagen fiel según PGC. |
| Sanciones y responsabilidades | Multas, recargos de hasta 6.000 €, riesgo contractual o concursal, responsabilidad personal. |
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