La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales se implantará de forma escalonada en España, pero los plazos definitivos dependen de la aprobación de un reglamento que aún no ha visto la luz. Esta incertidumbre genera dudas legítimas en empresarios y autónomos que necesitan planificar sus inversiones tecnológicas y adaptaciones operativas.

El factor determinante para saber cuándo te afecta la obligación es tu volumen anual de operaciones. Si superas los 8 millones de euros, tendrás menos tiempo para adaptarte. Si estás por debajo, dispondrás de un año adicional.

En este artículo analizamos el calendario de implantación, los umbrales de facturación aplicables y las acciones concretas que debes emprender según tu situación.

Qué es la factura electrónica B2B obligatoria

La factura electrónica obligatoria afecta exclusivamente a las operaciones entre empresarios y profesionales (Business to Business), cuando ambas partes están establecidas en territorio español. No se extiende, al menos inicialmente, a las facturas dirigidas a consumidores finales.

Requisitos esenciales:

Formato digital estructurado: debe emitirse en formatos normalizados como Facturae o UBL, que permiten el procesamiento automatizado de datos. Un PDF convencional no cumple este requisito.

Ámbito territorial: la obligación solo se aplica cuando tanto el emisor como el receptor tienen su sede, establecimiento permanente o domicilio fiscal en España.

Quedan excluidas de la obligación:

• Facturas emitidas a consumidores finales (B2C)
• Operaciones con empresas o profesionales no residentes en España
• Facturas simplificadas (tiques) que no superen 400 euros
  

Diferencia con VeriFactu: VeriFactu regula los requisitos técnicos del software de facturación (firma electrónica, códigos QR, registro de eventos) y afecta a todo tipo de facturas. La factura electrónica B2B establece el formato estructurado específico para operaciones entre empresas.

Marco normativo: Ley Crea y Crece

La obligatoriedad se establece en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), que modificó la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

La reforma extiende la obligación de factura electrónica —que desde 2015 existe para operaciones con la Administración Pública— a todas las relaciones comerciales B2B.

Objetivos de la normativa:

• Reducir la morosidad comercial al acreditar fehacientemente la fecha de emisión y recepción de facturas
• Mejorar el control tributario mediante la trazabilidad de operaciones
• Acelerar la digitalización del tejido empresarial
• Armonizar la normativa española con las directivas europeas (Directiva ViDA)

Sin embargo, la ley estableció que los plazos de obligatoriedad comenzarían a contarse desde la aprobación del reglamento de desarrollo, que aún está pendiente de publicación.

El reglamento pendiente: situación actual

El proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022 ha estado en trámite desde junio de 2023, incorporando modificaciones sustanciales tras el periodo de información pública. La última versión revisada data de abril de 2025.

Principales aspectos que regulará el reglamento:

• Formatos de factura electrónica admitidos (UBL sustituye a Facturae como estándar preferente)
• Especificaciones técnicas de la solución pública de facturación
• Procedimiento de remisión de la copia fiel a la AEAT
• Requisitos de interoperabilidad entre sistemas

Según las últimas informaciones del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, se prevé la aprobación del reglamento durante el cuarto trimestre de 2025. Una vez publicado en el BOE, comenzará el cómputo de los plazos de adaptación.

Implicación práctica: Hasta que no se publique el reglamento en el BOE, los plazos de obligatoriedad no comienzan a correr. Aunque la Ley Crea y Crece se aprobó en 2022, la obligación efectiva aún no ha entrado en vigor.

Calendario de implantación: dos fases según facturación

La normativa establece un calendario escalonado que diferencia dos grupos de obligados según su volumen de operaciones del ejercicio anterior.

Fase 1: Empresas con facturación superior a 8 millones de euros

Plazo: 1 año desde la publicación del reglamento

Los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones del año anterior supere los 8.000.000 de euros deberán comenzar a emitir facturas electrónicas en operaciones B2B transcurrido un año desde la publicación del reglamento.

Ejemplo: Si el reglamento se publica en noviembre de 2025, estas empresas estarán obligadas desde noviembre de 2026.

Concepto de volumen de operaciones:

• Importe total de entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas durante el año natural anterior
• Se computa según las reglas del IVA, independientemente de si las operaciones están sujetas o exentas
• Se excluyen: operaciones no sujetas por aplicación de reglas de localización, entregas intracomunitarias de bienes y operaciones financieras o de seguros exentas

Fase 2: Resto de empresas y autónomos (menos de 8 millones)

Plazo: 2 años desde la publicación del reglamento

Los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros dispondrán de dos años desde la publicación del reglamento. Este grupo incluye PYMES, microempresas y profesionales individuales.

Ejemplo: Si el reglamento se publica en noviembre de 2025, este grupo estará obligado desde noviembre de 2027.

Tabla resumen de plazos

Cómo calcular el volumen de operaciones

Para determinar en qué fase te encuentras, es necesario calcular correctamente el volumen de operaciones del ejercicio anterior. El procedimiento es el siguiente:

1. Suma todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios del año natural anterior (1 de enero a 31 de diciembre)
2. Incluye: operaciones sujetas a IVA, operaciones exentas (salvo financieras y de seguros), autoconsumos y operaciones asimiladas
3. Excluye: operaciones no sujetas por aplicación de reglas de localización, exportaciones, entregas intracomunitarias de bienes, operaciones financieras y de seguros exentas
4. Compara el resultado con el umbral de 8.000.000 de euros para determinar tu fase

Ejemplo práctico de cálculo:

Una empresa de servicios tecnológicos presenta la siguiente actividad en 2025:

• Servicios prestados a clientes en España: 7.200.000 €
• Servicios prestados a clientes en otros Estados UE (no sujetos en España): 1.500.000 €
• Subvenciones recibidas: 300.000 €

Volumen de operaciones: 7.200.000 €

Los servicios localizados en otros Estados UE no se incluyen en el cómputo. Las subvenciones tampoco forman parte del volumen de operaciones.

Conclusión: Esta empresa se encuentra en la Fase 2, con un plazo de 2 años desde la aprobación del reglamento.

Cuestiones sobre el umbral de facturación

Si supero el umbral después de empezar, ¿cambio de fase?

No. Se toma como referencia el volumen de operaciones del año anterior al de entrada en vigor de la obligación para tu fase. Si cuando comienza a correr el plazo estabas por debajo de 8 millones de euros, dispondrás de los 2 años completos aunque posteriormente tu facturación crezca.

¿Las operaciones con la Administración cuentan para el umbral?

Sí. Todas las operaciones realizadas en el ejercicio anterior se incluyen en el cómputo, incluidas las efectuadas con el sector público (que ya están sujetas a facturación electrónica desde 2015).

Recomendación para empresas próximas al umbral

Si tu volumen de operaciones se sitúa cerca de los 8 millones de euros y existen expectativas fundadas de crecimiento, resulta prudente prepararse para la Fase 1, aunque formalmente no estés obligado. Esta anticipación evita tener que acelerar la adaptación si tu facturación supera el umbral.

Distinción entre VeriFactu y factura electrónica B2B

Es fundamental no confundir estos dos sistemas normativos, que tienen calendarios y objetos regulatorios diferentes:

VeriFactu (sistema de verificación de facturas)

• Obligatorio desde 1 de enero de 2026 para personas jurídicas
• Obligatorio desde 1 de julio de 2026 para personas físicas
• Afecta a todo tipo de facturas (B2B y B2C)
• Regula los requisitos técnicos del software: firma electrónica, códigos QR, registro de eventos

Factura electrónica B2B

• Obligatorio 1-2 años después de la publicación del reglamento (según facturación)
• Afecta exclusivamente a operaciones entre empresas y profesionales
• Regula el formato de la factura: estructura digital normalizada (Facturae/UBL)

Compatibilidad: Tu software de facturación deberá cumplir simultáneamente con VeriFactu (requisitos técnicos) y con la factura electrónica B2B (formato estructurado). Los proveedores de software están desarrollando soluciones que integran ambas normativas.

Acciones recomendadas según tu situación

Empresas en Fase 1 (volumen superior a 8 millones)

El plazo más reducido exige iniciar la preparación con antelación:

Auditoría del sistema actual: Verifica si tu software de facturación soporta formatos estructurados (Facturae, UBL) y permite integración con los sistemas de tus principales clientes y proveedores.

Consulta con tu proveedor tecnológico: Solicita confirmación sobre la compatibilidad de su solución con la factura electrónica B2B, plazos de disponibilidad y coste de actualización o migración.

Coordinación con socios comerciales: Identifica qué clientes y proveedores se verán afectados y establece un calendario coordinado de transición.

Formación del equipo: Informa a los departamentos de administración, contabilidad y IT sobre los cambios y las nuevas obligaciones.

Presupuestación: Cuantifica la inversión necesaria en software, consultoría técnica, formación y tiempo de implementación.

Empresas en Fase 2 (volumen inferior a 8 millones)

Aunque dispones de más tiempo, es recomendable no dejar la adaptación para el último momento:

Seguimiento del reglamento: Mantente informado sobre la fecha de publicación y las especificaciones técnicas definitivas.

Evaluación del software: Analiza si tu sistema actual será compatible o necesitarás cambiarlo. No tomes decisiones precipitadas: aprovecha el plazo para seleccionar la mejor opción.

Investigación de ayudas: Explora si puedes acceder al Kit Digital u otras subvenciones autonómicas para financiar la digitalización.

Observación del mercado: Estudia cómo se adaptan las empresas de la Fase 1 para identificar buenas prácticas y errores a evitar.

Medidas comunes para todos los obligados

Selección de software adecuado: Elige una solución que cumpla simultáneamente VeriFactu y soporte formatos estructurados de factura electrónica.

Coordinación B2B: Acuerda con clientes y proveedores el método de intercambio de facturas electrónicas y asegura la interoperabilidad entre sistemas.

Formación técnica: Capacita a tu equipo en el uso del nuevo sistema, gestión de incidencias y procedimientos de archivo.

Revisión de procedimientos: Actualiza los flujos de trabajo internos de emisión, recepción, contabilización y archivo de facturas.

Calendario completo estimado

Régimen sancionador por incumplimiento

La Ley Crea y Crece modificó el artículo 12 de la Ley 56/2007 para establecer un régimen sancionador específico:

Sanciones administrativas

• Multa de hasta 10.000 euros para empresas que, estando obligadas, no ofrezcan a otros empresarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas.
• Sanciones por no permitir el acceso de clientes o antiguos clientes a sus facturas electrónicas.

Consecuencias fiscales

Además de las sanciones administrativas, el incumplimiento puede generar:

Inadmisión de gastos deducibles: la AEAT podría cuestionar la deducibilidad de operaciones no respaldadas por facturas electrónicas conformes (cuando sea obligatorio).

Mayor riesgo de inspección: las empresas que no cumplan pueden ser seleccionadas con mayor frecuencia para comprobaciones.

Multas tributarias: si el incumplimiento formal genera irregularidades sustantivas (ocultación de operaciones, errores en declaraciones).

Periodo transitorio: Las sanciones solo se aplicarán una vez transcurrido el plazo de adaptación correspondiente a cada fase. Durante el periodo de transición no habrá multas por incumplimiento.

Preguntas frecuentes

¿Puedo empezar a facturar electrónicamente antes de que sea obligatorio?

Sí. Puedes adoptar voluntariamente la factura electrónica en cualquier momento, siempre que el receptor acepte recibirla en ese formato. La anticipación voluntaria permite detectar problemas técnicos y operativos antes de que la obligación entre en vigor.

¿Qué ocurre si mi software no está preparado en la fecha límite?

No habrá prórrogas individuales. Debes asegurarte de que tu sistema esté operativo antes de la fecha de obligatoriedad. Si tu proveedor actual no actualiza su solución a tiempo, tendrás que migrar a otro software.

¿Debo enviar todas las facturas a la Agencia Tributaria?

El reglamento prevé la remisión de una «copia fiel» de las facturas electrónicas B2B a la solución pública de facturación de la AEAT. Este envío se realizará de forma automatizada a través de tu software o mediante plataformas privadas de intercambio homologadas.

La importancia del asesoramiento especializado

La adaptación a la factura electrónica B2B no es únicamente un cambio tecnológico. Implica comprender las obligaciones legales, seleccionar la solución técnica adecuada, coordinar con terceros y planificar la transición operativa.

El asesoramiento especializado resulta especialmente relevante para:

• Determinar con precisión tu volumen de operaciones y tu fase de obligatoriedad
• Evaluar si tu software actual es compatible o necesitas migrar a otra solución
• Seleccionar el proveedor tecnológico más adecuado para tu tipo de negocio
• Coordinar la transición con tus principales clientes y proveedores
• Aprovechar subvenciones y ayudas disponibles (Kit Digital, programas autonómicos)
• Asegurar el cumplimiento normativo y evitar sanciones
• Optimizar la implementación para convertir la obligación en una ventaja competitiva

En Gutiérrez Pujadas & Partners ofrecemos un servicio integral de acompañamiento que incluye análisis de tu situación, determinación de plazos, evaluación de software, coordinación con proveedores, planificación del calendario de implantación, formación práctica para tu equipo y seguimiento de novedades normativas.

Conclusión

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales se implantará en dos fases diferenciadas por el volumen de facturación:

Fase 1 (volumen superior a 8 millones de euros): obligación 1 año después de la publicación del reglamento.

Fase 2 (volumen inferior a 8 millones de euros): obligación 2 años después de la publicación del reglamento.

Si el reglamento se aprueba en el cuarto trimestre de 2025 (como se prevé), las fechas estimadas serían:

• Empresas grandes: noviembre de 2026
• PYMES y autónomos: noviembre de 2027

Tres acciones inmediatas recomendadas:

1. Calcula tu volumen de operaciones del último ejercicio para determinar tu fase
2. Contacta con tu proveedor de software para conocer su hoja de ruta de adaptación
3. Establece comunicación con tus principales clientes y proveedores para coordinar la transición

La adaptación a la factura electrónica B2B requiere tiempo, inversión y coordinación con terceros. Las empresas que anticipen la preparación dispondrán de más margen para una implantación ordenada y podrán aprovechar mejor las ventajas de la digitalización.

¿Necesitas determinar tu fase o preparar la adaptación a la factura electrónica B2B?

En Gutiérrez Pujadas & Partners analizamos tu situación particular, calculamos tu volumen de operaciones, te explicamos qué plazos te afectan y te ayudamos a prepararte para cumplir con la normativa.

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Solicita una primera reunión sin compromiso y asegura que tu empresa estará preparada cuando entre en vigor la obligación.