La digitalización de la facturación en España avanza a gran velocidad. Con la llegada de la factura electrónica obligatoria y la implantación de VeriFactu —ahora aplazada hasta 2027 tras la reciente moratoria aprobada por el Consejo de Ministros—, las empresas y autónomos tienen más tiempo para prepararse, pero siguen centrando toda su atención en cómo emitir correctamente las facturas. Sin embargo, existe un aspecto igual de relevante y a menudo olvidado: cómo conservar esas facturas electrónicas de forma legal durante los años exigidos por la normativa española y europea.
Conservar correctamente una factura electrónica no se limita a guardar un PDF en una carpeta. Implica garantizar su integridad, su autenticidad, su disponibilidad futura y su trazabilidad. En otras palabras: demostrar, en cualquier momento y ante cualquier autoridad, que ese documento digital es exactamente el mismo que se emitió en su día, que no ha sido modificado y que sigue teniendo plena validez jurídica.
Cuando este proceso se realiza de forma incorrecta, no solo se incumple la normativa: pueden perderse derechos a deducción, surgir problemas en inspecciones tributarias o incluso imponerse sanciones de hasta 20.000 euros, tal como ya explicamos en nuestro artículo sobre sanciones por incumplimiento de factura electrónica y VeriFactu (https://gpasoc.com/sanciones-verifactu-factura-electronica-multas/).
En este artículo analizamos en profundidad la normativa que regula la conservación digital, los requisitos técnicos que debe cumplir un sistema seguro, los plazos obligatorios, los errores más habituales y las mejores prácticas para implantar un sistema fiable y auditado. La finalidad es que cualquier empresa sepa qué requiere la ley y cómo aplicarlo correctamente, aprovechando el tiempo extra que nos da la moratoria de VeriFactu para implementar sistemas robustos.
1. Marco normativo: dónde se regula la conservación de facturas electrónicas
La conservación de facturas, tanto en papel como electrónicas, no es opcional. Es una obligación expresamente recogida en la legislación tributaria española que se mantiene vigente independientemente de los plazos de implementación de VeriFactu.
La Ley General Tributaria (art. 29.2.d) exige conservar facturas emitidas y recibidas, así como cualquier documento que acredite operaciones con trascendencia fiscal. Esta obligación es inmediata y no está sujeta a moratorias.
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), modificado en 2023 para incorporar VeriFactu —cuya entrada en vigor se ha aplazado hasta el 1 de enero de 2027 para empresas y 1 de julio de 2027 para autónomos—, establece cómo debe garantizarse la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas durante todo el periodo de conservación.
Esto implica que, aunque VeriFactu no sea obligatorio hasta 2027, si una factura fue emitida electrónicamente, debe conservarse en su formato original, normalmente XML para factura electrónica estructurada. El PDF es una copia visual útil, pero no sustituye al archivo original firmado ni cumple por sí solo las exigencias legales.
La normativa europea refuerza esta obligación. La Directiva del IVA 2006/112/CE permite a los Estados exigir hasta 10 años de conservación, mientras que el Reglamento eIDAS define las bases de la firma digital y el valor jurídico de documentos electrónicos a largo plazo.
En resumen: conservar correctamente una factura electrónica es un requisito legal actual, no algo que pueda posponerse hasta 2027.
2. Plazos de conservación: por qué no todas las facturas tienen el mismo periodo
El plazo general de conservación en España es de 4 años, que coincide con el periodo de prescripción tributaria. Sin embargo, hay situaciones en las que este plazo aumenta significativamente. Comprenderlas es clave para no eliminar documentación antes de tiempo.
Las operaciones con bienes inmuebles o con deducciones susceptibles de revisión deben conservarse durante 6 años. Suelen ser operaciones complejas que requieren garantizar mayor trazabilidad.
Las facturas asociadas a bases imponibles negativas pendientes de compensar o a deducciones que se arrastran en el tiempo deben conservarse hasta 10 años. Esto se debe a que Hacienda puede revisar ejercicios anteriores si afectan al cálculo de un ejercicio posterior.
En casos excepcionales, como procedimientos judiciales, fraudes o delitos fiscales, las facturas deben conservarse sin límite temporal, ya que la documentación debe estar disponible mientras dure la investigación.
En la práctica, muchas empresas optan por conservar todo durante más de 10 años, adoptando un criterio prudente que evita riesgos ante futuras inspecciones. Con la moratoria de VeriFactu hasta 2027, es el momento ideal para implementar estos sistemas de conservación a largo plazo sin la presión del cumplimiento inmediato.
3. ¿Qué exige exactamente la ley a nivel técnico?
Conservar una factura electrónica no es solo «guardar un archivo». La normativa exige garantizar varias propiedades esenciales para asegurar la validez del documento en el tiempo. Estas exigencias ya están vigentes y no están afectadas por la moratoria de VeriFactu.
Integridad: que la factura no haya sido alterada
La factura debe mantenerse idéntica a como fue emitida. Esto implica conservar el archivo XML original, el hash o huella digital, la firma electrónica y cualquier metadato asociado. Si alguno de estos elementos se pierde, la factura puede considerarse no válida. Cuando VeriFactu entre en vigor en 2027, esta exigencia será aún más estricta con el sistema de encadenamiento de facturas.
Autenticidad: demostrar quién la emitió
Esto se consigue mediante la firma electrónica avanzada, el sello del emisor o, en algunos casos, mediante sistemas EDI. Ante una inspección, Hacienda debe poder comprobar de forma inmediata la identidad del emisor.
Legibilidad futura
Las empresas deben asegurarse de que, con el paso de los años y los cambios tecnológicos, podrán abrir y visualizar la factura. Esto requiere herramientas de visualización compatibles y, en algunos casos, planes de migración para garantizar que el archivo sigue siendo accesible.
Accesibilidad
Hacienda puede solicitar una factura concreta, un conjunto filtrado o incluso acceso total al sistema. Por ello, el almacenamiento debe permitir búsquedas rápidas, exportación en masa y disponibilidad inmediata.
Trazabilidad
Es necesario mantener un registro de auditoría de accesos, descargas, exportaciones o modificaciones (aunque estas últimas no puedan alterar el documento original). La trazabilidad permite demostrar que el sistema es fiable.
Estas exigencias técnicas están alineadas con las características que exigirá VeriFactu al software de facturación cuando entre en vigor en 2027. Si aún no lo has leído, te recomendamos revisar nuestra guía sobre software compatible con VeriFactu (https://gpasoc.com/software-facturacion-verifactu-requisitos-tecnicos/).
4. Sistemas de conservación: ¿cuál elegir?
La normativa no impone una tecnología concreta, pero sí unos resultados. Esto permite a las empresas escoger la solución más adecuada. Con la moratoria hasta 2027, hay tiempo suficiente para evaluar opciones sin prisas:
Almacenamiento en la nube
Es la opción más extendida por su seguridad, facilidad de uso y escalabilidad. Ofrece copias de seguridad automáticas, acceso remoto desde cualquier dispositivo, sistemas de encriptado avanzados y certificaciones ISO 27001 con cumplimiento RGPD. Es una solución que se adapta muy bien a empresas con crecimiento constante o necesidades de acceso desde diferentes ubicaciones.
Sistemas locales (on-premise)
Ofrecen más control, pero requieren inversión en hardware, personal técnico, backups y auditorías periódicas. Son recomendables para empresas con políticas internas muy estrictas. El tiempo extra hasta 2027 permite planificar estas inversiones de manera más estratégica.
Sistemas basados en blockchain
Aportan máxima trazabilidad y seguridad, pero su coste y complejidad deben evaluarse con cuidado. Se utilizan sobre todo en entornos de alta criticidad documental. Con VeriFactu aplazado hasta 2027, hay más margen para explorar estas tecnologías emergentes.
Lo importante no es la tecnología elegida, sino que se garantice lo que exige la normativa: integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad.
5. Copias de seguridad: la pieza olvidada que marca la diferencia
Una factura electrónica que se pierde o que se corrompe deja de tener validez legal. Por ello, un sistema de conservación debe incluir copias de seguridad bien definidas y auditadas.
No basta con tener varios backups: deben estar estructurados y probados. Lo ideal es mantener tres copias: el archivo original, otra copia en un sistema distinto y una tercera fuera del entorno físico.
La frecuencia depende del volumen de facturación, pero como mínimo debe realizarse un backup diario o semanal según el ritmo de emisión. No es suficiente hacer copias: deben probarse de forma periódica para asegurarse de que pueden restaurarse sin pérdida de integridad.
Muchas sanciones o problemas en inspecciones no se deben a fallos de facturación, sino a pérdida de documentos respaldados de manera incorrecta. El período hasta 2027 es perfecto para implementar y probar exhaustivamente estos sistemas de backup.
6. Acceso durante inspecciones: cómo debe prepararse una empresa
Cuando Hacienda solicita facturas o libros registro, la empresa debe estar preparada para responder con rapidez. Esto exige un sistema organizado, procedimientos internos claros y una persona responsable de coordinar la entrega. Esta obligación ya está vigente y no depende de la implementación de VeriFactu.
Un protocolo eficiente debe incluir: revisión de la notificación recibida, identificación exacta de los documentos solicitados, verificación del archivo (que el XML, firma y hash sean correctos), y creación de un expediente de entrega con acuse de recibo.
Esta capacidad de respuesta no solo evita sanciones: transmite a la Administración que la empresa tiene un sistema robusto y fiable. Con el tiempo adicional hasta 2027, las empresas pueden perfeccionar estos protocolos y realizar simulacros de inspección.
7. Errores comunes que deben evitarse
Al analizar inspecciones y requerimientos, detectamos que muchos problemas provienen de prácticas incorrectas de archivo. Entre las más comunes:
Guardar solo el PDF, olvidando el XML original. Este error ya es sancionable hoy, no hay que esperar a 2027.
Modificar una factura en lugar de emitir una rectificativa. Con VeriFactu en 2027, esto será técnicamente imposible, pero ya es ilegal actualmente.
Eliminar facturas antes del final del plazo, especialmente durante auditorías. Los plazos de conservación están vigentes independientemente de VeriFactu.
No disponer de un registro de auditoría, lo cual impide demostrar la trazabilidad.
No documentar el sistema de conservación, generando dudas ante la AEAT.
La mayoría de estos errores podrían evitarse con un sistema de gestión documental sólido y supervisado regularmente. La moratoria hasta 2027 ofrece tiempo valioso para corregir estas malas prácticas.
8. Mejores prácticas: cómo implantar un sistema realmente seguro
Un sistema de conservación digital eficiente debe combinar tecnología, procedimientos internos y formación. Algunas prácticas fundamentales que puedes implementar aprovechando el plazo hasta 2027:
Automatizar la categorización, conservación y control de versiones. Con más tiempo disponible, puedes hacer una implementación gradual y probada.
Definir roles de acceso claros y gestionar permisos. La moratoria permite formar adecuadamente al personal en estos nuevos procedimientos.
Mantener un manual de procedimientos actualizado. Ahora tienes tiempo para documentar todo correctamente.
Realizar auditorías internas periódicas. Puedes establecer un calendario de auditorías antes de que VeriFactu sea obligatorio.
Simular inspecciones para comprobar la calidad del sistema. Con el plazo extendido, puedes hacer múltiples simulacros y correcciones.
Formar al personal en las obligaciones legales y en el uso de las herramientas. La formación gradual es más efectiva que la intensiva de última hora.
Si estás preparando la transición hacia un sistema digital más riguroso, puedes consultar también nuestra guía para preparar tu empresa para la factura electrónica (https://gpasoc.com/guia-preparar-empresa-factura-electronica/).
9. Cómo aprovechar la moratoria de VeriFactu hasta 2027
El reciente aplazamiento de VeriFactu hasta el 1 de enero de 2027 para empresas y 1 de julio de 2027 para autónomos no debe interpretarse como una relajación de las obligaciones de conservación digital. Al contrario, es una oportunidad única para implementar sistemas robustos sin la presión del cumplimiento inmediato.
Durante este período adicional, las empresas pueden evaluar múltiples proveedores sin prisas, comparando funcionalidades y precios. Pueden realizar migraciones de datos de forma ordenada, limpiando y organizando información histórica. Tienen tiempo para formar gradualmente al personal, evitando la resistencia al cambio que genera la implementación precipitada.
Es importante recordar que, aunque VeriFactu se aplaza, las obligaciones actuales de conservación siguen vigentes. Las inspecciones tributarias continúan, y la falta de un sistema adecuado de conservación puede generar sanciones hoy mismo, no en 2027.
Además, la factura electrónica obligatoria B2B sigue su curso con plazos diferentes, y muchas empresas necesitarán sistemas que cumplan ambas normativas. Usar este tiempo extra para implementar una solución integral será mucho más eficiente que hacer dos implementaciones separadas.
Conclusión
La conservación digital de facturas electrónicas no es un mero requisito técnico que pueda posponerse hasta 2027: es un elemento clave del cumplimiento fiscal actual y del control documental de la empresa. Un sistema mal implementado puede deteriorar la imagen corporativa, generar sanciones e impedir la defensa adecuada ante una inspección tributaria que puede llegar en cualquier momento.
La moratoria de VeriFactu hasta 2027 no es una excusa para retrasar la digitalización, sino una oportunidad para hacerla bien. Con un enfoque adecuado —tecnología fiable, protocolos claros y asesoramiento experto— la conservación digital se convierte en un activo estratégico, capaz de mejorar la eficiencia, aportar seguridad jurídica y garantizar que la empresa está preparada para un entorno fiscal 100% digital.
El mensaje es claro: las obligaciones de conservación están vigentes hoy, VeriFactu llegará en 2027, y las empresas que aprovechen este tiempo extra para prepararse correctamente tendrán una ventaja competitiva significativa sobre las que esperen hasta el último momento.
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