La implantación de VeriFactu está generando una cantidad considerable de errores en empresas que, aun actuando de buena fe, se están adaptando con prisas o sin una planificación adecuada. El resultado no es solo el riesgo de multas de hasta 50.000 euros por utilizar software no conforme: un fallo en la implementación puede llegar a paralizar la facturación, provocar rechazos masivos de facturas o suponer la pérdida irreversible de datos fiscales.

Lo más preocupante es que muchos de estos errores son perfectamente evitables. Las empresas que ya han pasado por el proceso están aprendiendo lecciones costosas que otros pueden aprovechar si conocen de antemano cuáles son los riesgos. Desde elegir el software solo por precio hasta subestimar la formación del equipo, pasando por no entender la diferencia entre VeriFactu y la factura electrónica obligatoria, los patrones se repiten.

En esta guía recopilamos los 10 errores más graves y frecuentes que están cometiendo las empresas españolas al implementar VeriFactu. En cada caso explicamos por qué ocurren, qué consecuencias pueden tener y qué medidas preventivas conviene adoptar. Al final, incluimos un checklist de verificación y un plan de contingencia para que tu implantación sea lo más segura posible desde el primer día.

Error 1: Confundir VeriFactu con la factura electrónica obligatoria

Este es probablemente el error más común y el origen de muchos otros problemas posteriores. Algunas empresas piensan que, si cumplen con VeriFactu, ya han resuelto la factura electrónica B2B. O, al revés, que implementando únicamente la factura electrónica estructurada ya quedan cubiertas respecto a VeriFactu.

La confusión es comprensible: ambas obligaciones entran en juego en fechas similares y afectan al proceso de facturación. Sin embargo, son normativas distintas con objetivos distintos:

• VeriFactu es un sistema de control fiscal que exige que el software de facturación cumpla requisitos técnicos estrictos de seguridad, integridad e inalterabilidad. Se aplica a todas las facturas, incluidas las emitidas a consumidores finales.
• La factura electrónica obligatoria B2B regula el formato y el método de intercambio de las facturas entre empresas. Obliga a emitir facturas en formato electrónico estructurado (XML) en operaciones entre empresarios y profesionales.

Confundir ambas cuestiones tiene consecuencias importantes. Hay empresas que han invertido en una solución de factura electrónica que no cumple con los requisitos técnicos de VeriFactu y se ven obligadas a cambiar de software. Otras han implementado VeriFactu, pero sus clientes empresariales rechazan las facturas por no ajustarse al formato electrónico B2B exigido.

La realidad es que muchas empresas deberán cumplir ambas obligaciones, aunque en plazos diferentes según su volumen de facturación. Por ello, la decisión más eficiente suele ser elegir desde el principio un sistema que permita cumplir tanto con VeriFactu como con la factura electrónica B2B, incluso si algunos requisitos no son obligatorios todavía.

Para entender mejor el alcance de VeriFactu y sus plazos, puedes consultar nuestro artículo:
👉 VeriFactu: el nuevo sistema de verificación de facturas 2026

Error 2: Elegir el software solo por precio sin verificar el cumplimiento

La presión por contener costes, especialmente en pymes y autónomos, lleva a muchas organizaciones a elegir la opción más barata del mercado. Han proliferado soluciones “low cost” que prometen ser compatibles con VeriFactu a precios muy reducidos. Sin embargo, en este ámbito el dicho de “lo barato sale caro” se cumple con especial precisión.

No todos los programas que se anuncian como compatibles con VeriFactu cumplen realmente los requisitos técnicos exigidos. Algunos se limitan a añadir un código QR y pequeños ajustes estéticos, pero no incorporan elementos esenciales como:

• Firma electrónica avanzada.
• Registro inalterable de eventos.
• Encadenamiento criptográfico de facturas.
• Imposibilidad de modificación sin trazabilidad.
• Conexión segura y certificada con la AEAT para los contribuyentes obligados.

Las consecuencias de trabajar con un software no conforme son muy graves: la Agencia Tributaria puede imponer la multa base de 50.000 euros por utilización de programas no adaptados y, además, considerar no válidas las facturas emitidas, con el riesgo de perder deducciones y obligar a regularizar ejercicios anteriores. A ello se suma el coste y el impacto operativo de tener que migrar de urgencia a un sistema adecuado.

Por eso, antes de contratar, es imprescindible:

• Exigir la declaración responsable del fabricante acreditando el cumplimiento de VeriFactu.
• Verificar que el programa figure en las listas de soluciones homologadas o reconocidas por la Administración.
• Comprobar que el software incluye todas las funcionalidades obligatorias, no solo algunas.
• Valorar la experiencia del proveedor en fiscalidad española y su capacidad para actualizar el sistema ante cambios normativos.

Error 3: Subestimar el tiempo necesario para una implementación completa

Otro error muy frecuente es pensar que la implementación de VeriFactu es un proyecto de pocas semanas. Muchas empresas esperan hasta el último momento y luego descubren que necesitan meses, no días, para implantar la solución con garantías.

En una empresa mediana, un proyecto típico de implantación de VeriFactu puede requerir entre 3 y 6 meses, incluyendo:

• Evaluación y selección del software.
• Configuración y parametrización según la operativa de la empresa.
• Migración de datos históricos (si procede).
• Pruebas en entorno de test con casos reales.
• Formación del equipo.
• Periodo de funcionamiento en paralelo.
• Resolución de incidencias y ajustes finales.

Quienes subestiman estos plazos se ven abocados a implementaciones de urgencia, con costes superiores, formación insuficiente y pruebas incompletas. En los casos más extremos, la empresa no llega a tiempo a la fecha límite, con el consiguiente riesgo sancionador.

La recomendación es clara: empezar cuanto antes, aunque la obligación entre en vigor en 2027 tras la moratoria aprobada. Es preferible una implantación gradual, con margen para pruebas y ajustes, que un proyecto acelerado y lleno de riesgos.

Si estás en paralelo abordando también la factura electrónica B2B, puede ser útil revisar nuestra:
👉 Guía para preparar tu empresa para la factura electrónica

Error 4: Migrar datos sin limpiar y preparar los maestros

Este error es muy técnico, pero tiene repercusiones operativas enormes. Muchas empresas arrastran desde hace años datos maestros desactualizados o inconsistentes (NIF incorrectos, direcciones incompletas, tipos de IVA mal configurados, clientes duplicados…). Cuando estos datos se migran sin depurar a un sistema VeriFactu, los problemas aparecen de inmediato.

VeriFactu es mucho más estricto que los sistemas tradicionales. Un NIF mal formado, un código postal erróneo o un tipo impositivo inadecuado pueden hacer que las facturas se rechacen o que se emitan con datos incorrectos que, después, no puedan modificarse sin generar una factura rectificativa.

Además, errores en datos maestros pueden:

• Romper la cadena de integridad de las facturas.
• Provocar discrepancias en las declaraciones de IVA.
• Dificultar la generación de libros registro correctos.
• Multiplicar las necesidades de rectificación posterior.

Por eso, antes de migrar, es fundamental realizar una auditoría y limpieza de datos: revisar NIF/CIF, direcciones, regímenes de IVA, condiciones comerciales y clasificación de productos/servicios. Es una tarea laboriosa, pero evita muchos problemas posteriores.

Error 5: No planificar la integración con otros sistemas

El software de facturación no funciona aislado: suele estar conectado con el ERP, el CRM, la contabilidad, el e-commerce, los TPV, etc. Algunas empresas se enfocan exclusivamente en la adaptación a VeriFactu y olvidan revisar cómo afectará al resto de sistemas.

Con VeriFactu, muchos procesos que antes eran flexibles ahora se vuelven rígidos:

• La tienda online que generaba facturas de forma automática ahora debe cumplir con todos los requisitos de VeriFactu.
• Los cambios manuales sobre facturas ya emitidas dejan de ser posibles: deben tramitarse rectificativas.
• Los sistemas contables que “ajustaban” datos de facturas ahora están limitados por la inalterabilidad de los registros.

Si no se planifican las integraciones, se corre el riesgo de:

• Romper automatismos que eran clave para el negocio.
• Duplication de tareas, al tener que introducir datos manualmente en varios sistemas.
• Generar descuadres entre lo que refleja el ERP, la contabilidad y el sistema de facturación VeriFactu.

La solución pasa por mapear todos los sistemas implicados, definir los flujos de datos y planificar las integraciones críticas (contabilidad, ERP) antes de la puesta en marcha.

Error 6: No formar adecuadamente al personal

Incluso el mejor software fracasará si las personas que lo operan no comprenden su funcionamiento ni el cambio de paradigma que implica. Muchas empresas invierten en tecnología, pero no dedican suficiente tiempo a la formación, confiando en que “el equipo ya se irá acostumbrando”.

VeriFactu cambia las reglas del juego:

• Las facturas no se pueden “editar” sin más.
• Los errores requieren la emisión de facturas rectificativas.
• Ciertas acciones son irreversibles y deben pensarse antes de ejecutarse.

Sin formación adecuada, aparecen rápidamente:

• Errores en la emisión que requieren constantes rectificativas.
• Frustración y resistencia al cambio en el equipo.
• Uso incorrecto de funciones clave, con posibles incumplimientos normativos.

Lo recomendable es diseñar un plan de formación por perfiles: más intensivo para administración y contabilidad, más funcional para comerciales y dirección. Trabajar con casos reales de la empresa y mantener sesiones de refuerzo tras la implantación ayuda a consolidar el cambio.

Error 7: Ignorar las particularidades del sector

Cada sector tiene su propia casuística en materia de facturación, y VeriFactu no elimina esas particularidades: las hace más visibles. Implementar una solución genérica sin contemplar las especificidades del sector puede llevar a una operativa rígida o directamente incorrecta.

Algunos ejemplos:

• Construcción: certificaciones de obra, retenciones específicas, facturación por hitos.
• Hostelería y retail: miles de tickets diarios, facturas simplificadas, devoluciones frecuentes.
• Transporte y comercio internacional: múltiples regímenes de IVA y operaciones exentas o no sujetas.
• Servicios profesionales: retenciones de IRPF y refacturaciones complejas.

Si el software no contempla estas particularidades, la empresa se enfrenta a:

• Imposibilidad de emitir facturas válidas para ciertos clientes o contratos.
• Rechazos de facturas por parte de clientes que exigen formatos sectoriales concretos.
• Errores fiscales derivados de configuraciones incorrectas.

La recomendación es optar por soluciones con módulos sectoriales o, al menos, muy configurables, e implicar a expertos fiscales del sector en la fase de diseño y pruebas.

Error 8: No disponer de un plan de contingencia

VeriFactu aumenta la dependencia de los sistemas de facturación. Si el software falla, no hay una alternativa manual sencilla que cumpla con la normativa. Aun así, muchos proyectos se implantan sin una estrategia clara para responder ante caídas, ciberataques, errores críticos o problemas con el proveedor.

Los riesgos son evidentes:

• Imposibilidad de facturar durante días.
• Incumplimiento de plazos de entrega o de obligaciones fiscales.
• Pérdida de liquidez por retrasos en la emisión o cobro de facturas.
• Deterioro de la relación con clientes.

Un plan de contingencia debe definir qué hacer si el sistema falla antes o después de la fecha límite, cómo facturar de forma excepcional, cómo comunicarlo a la AEAT y a los clientes y qué medidas de backup y redundancia se activan en cada caso.

Error 9: Descuidar la seguridad y la protección de datos

VeriFactu convierte el sistema de facturación en un repositorio especialmente sensible: contiene información fiscal detallada, datos de clientes y registros inalterables que no pueden reconstruirse fácilmente. Esto lo convierte en un objetivo atractivo para ciberataques.

Entre los riesgos más relevantes:

• Ransomware que cifra las facturas y bloquea el acceso a la información.
• Robo de certificados digitales, permitiendo emitir facturas falsas en nombre de la empresa.
• Manipulación de sistemas que rompa la cadena de integridad.
• Filtración de datos personales y fiscales con impacto en RGPD.

La seguridad debe abordarse de forma integral: gestión segura de certificados, autenticación multifactor, segmentación de redes, copias de seguridad cifradas, auditoría de accesos y un plan de respuesta ante incidentes específico para sistemas VeriFactu.

Error 10: Afrontar la implementación sin apoyo especializado

Por último, uno de los errores más costosos es considerar VeriFactu como un “simple proyecto informático” que puede gestionarse internamente sin apoyo experto. La realidad es que combina aspectos tecnológicos, fiscales, jurídicos y organizativos.

Sin asesoramiento especializado, es más probable:

• Interpretar de manera incorrecta la normativa.
• Elegir soluciones técnicas inadecuadas.
• Pasar por alto riesgos fiscales o de integración.
• Subestimar el impacto en la operativa diaria.

Contar con un equipo experto externo —al menos en las fases clave— permite diseñar un proyecto sólido, evitar errores previsibles y avanzar con mayor seguridad.

Checklist de verificación antes de implementar

Antes de arrancar la implantación de VeriFactu, conviene validar cuatro bloques:

1. Comprensión normativa

• ¿Distingues claramente entre VeriFactu y factura electrónica B2B?
• ¿Sabes qué obligaciones te aplican según tu volumen de facturación?
• ¿Tienes claras tus fechas límite y si debes remitir registros a la AEAT?

2. Preparación tecnológica

• ¿Has verificado que el software elegido cumple con VeriFactu?
• ¿Has identificado todas las integraciones con otros sistemas?
• ¿Tienes definido el plan de migración de datos?
• ¿Cuentas con políticas de backup y recuperación fiables?

3. Preparación organizativa

• ¿Has designado un responsable con autoridad y recursos?
• ¿Está la dirección alineada con el proyecto?
• ¿Se ha informado a todos los departamentos afectados?
• ¿Existe un plan de formación estructurado por perfiles?

4. Gestión de riesgos

• ¿Has analizado los riesgos específicos de tu sector?
• ¿Existe un plan de contingencia documentado?
• ¿Se han considerado los requisitos de seguridad y protección de datos?
• ¿Dispones de apoyo experto en caso de incidencias complejas?

Plan de contingencia: qué hacer cuando algo sale mal

Incluso con una buena planificación, pueden aparecer problemas. Por ello, es útil contar con protocolos básicos para distintos escenarios:

• Si el sistema falla antes de la fecha límite:
  Activa el soporte del proveedor, valora el cambio a una solución cloud con implementación más rápida y revisa si hay tiempo razonable para cambiar de solución.
• Si el sistema falla después de la fecha límite:
  Documenta la incidencia, informa a la AEAT si procede, activa tu plan de contingencia y, en último extremo, valora soluciones manuales documentadas y justificadas, siempre con asesoramiento legal.
• Si detectas incumplimientos posteriores a la implantación:
  No intentes ocultarlos. Realiza una auditoría interna, corrige lo que sea posible, valora la regularización voluntaria y documenta las medidas adoptadas para evitar que se repitan.

Conclusión: aprender de los errores de otros

La implantación de VeriFactu es un proyecto complejo y estratégico para cualquier empresa. Los errores recogidos en esta guía no son teóricos: son situaciones que muchas organizaciones ya están viviendo, con consecuencias económicas, fiscales y operativas relevantes.

Las empresas que abordan la transición con planificación, software adecuado, datos limpios, formación, seguridad y apoyo especializado tienen muchas más probabilidades de convertir VeriFactu en una oportunidad de mejora y no en una fuente de problemas.

Si quieres profundizar en los requisitos técnicos del software, te puede interesar también:
👉 Software de facturación conforme VeriFactu: requisitos técnicos que debe cumplir

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En Gutiérrez Pujadas & Partners ayudamos a empresas a diseñar e implementar proyectos VeriFactu con un enfoque integral: técnico, fiscal y organizativo.

Nuestro servicio incluye:

• Auditoría inicial de tu sistema de facturación y datos.
• Selección del software adecuado según tu tamaño, sector y obligaciones.
• Acompañamiento en la implantación e integraciones.
• Formación adaptada a tu equipo.
• Soporte y revisión posterior a la puesta en marcha.

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