Si tu empresa opera más allá de las fronteras españolas, la factura electrónica deja de ser un simple requisito técnico para convertirse en un auténtico laberinto normativo. Cada país establece sus propias reglas, formatos, plazos y plataformas de intercambio. Lo que es perfectamente válido en España puede no serlo en Italia, y lo que exige Alemania no coincide con lo que pide Francia.

La complejidad aumenta aún más cuando hablamos de terceros países: Estados Unidos combina requisitos federales y estatales; China funciona con el sistema “fapiao”, completamente distinto al modelo europeo; y Latinoamérica concentra algunos de los sistemas de facturación electrónica más avanzados —y exigentes— del mundo.

En este contexto, una factura mal emitida o enviada por el canal equivocado no es solo un problema operativo: puede retrasar cobros, impedir deducir impuestos, generar sanciones o, directamente, hacer que la factura no sea válida a efectos fiscales en el país de destino.

Este artículo ofrece una visión práctica y estructurada de la factura electrónica internacional:

• el marco normativo actual de la UE, 
• la futura directiva ViDA (VAT in the Digital Age), 
• los requisitos de los principales países europeos, 
• la situación del Reino Unido tras el Brexit, 
• y las particularidades de Estados Unidos, China y Latinoamérica. 

Además, veremos cómo encajar todo esto con las obligaciones internas españolas (VeriFactu y factura electrónica B2B), que ya hemos abordado en profundidad en nuestra guía sobre factura electrónica obligatoria en España.

1. Marco normativo europeo: situación actual y futura directiva ViDA

Aunque la Unión Europea persigue desde hace años una cierta armonización, la realidad es que todavía existe un mosaico de normas nacionales. El resultado: una empresa española que factura a varios países de la UE debe conocer y aplicar diferentes reglas según el país del cliente.

1.1 Directiva 2014/55/UE: la base actual

La Directiva 2014/55/UE, en vigor desde 2019, obliga a todas las administraciones públicas europeas a poder recibir y procesar facturas electrónicas en un formato estándar europeo. Su ámbito principal es el B2G (business to government), no el B2B.

Sus puntos clave son:

• Establece el estándar europeo EN 16931 como modelo de referencia. 
• Admite sintaxis como UBL 2.1 y CII (Cross Industry Invoice). 
• Se aplica principalmente a facturación con el sector público. 
• Deja margen a cada Estado para imponer requisitos adicionales. 

Esto significa que, aunque exista una base común, los países siguen manteniendo particularidades en cuanto a formatos, validación y canales. Por ejemplo, mientras algunos permiten facturas híbridas (PDF + XML embebido), otros exigen XML puro o el uso de plataformas específicas.

Si quieres profundizar en los formatos técnicos más utilizados (como UBL y Facturae), te recomendamos nuestra comparativa Facturae vs UBL: formatos de factura electrónica que debes conocer.

1.2 Directiva ViDA (VAT in the Digital Age): el cambio de paradigma

La Comisión Europea está trabajando en la iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age), que supondrá una reforma profunda del IVA en la era digital y afectará directamente a la factura electrónica. Su implantación se prevé de forma progresiva entre 2028 y 2030.

Algunos cambios clave que se esperan con ViDA:

• Obligatoriedad del e-invoicing B2B en toda la UE: todos los Estados miembros deberán implantar la factura electrónica obligatoria entre empresas. 
• Reporte casi en tiempo real: las facturas deberán comunicarse a las autoridades fiscales en plazos muy reducidos (24–48 horas). 
• Formato único europeo: se consolidará un estándar común, previsiblemente basado en UBL compatible con EN 16931. 
• Single VAT Registration: una ventanilla única de IVA para toda la UE, simplificando el alta y gestión de obligaciones por país. 

Para las empresas españolas, esto implicará:

• Una simplificación a largo plazo, pero un periodo de transición complejo. 
• La necesidad de utilizar sistemas de facturación preparados para trabajar con múltiples países. 
• Inversiones en tecnología y en actualización de procesos antes de 2028. 
• Formación del equipo en normativa europea armonizada. 

En la práctica, ViDA empuja a las empresas a anticiparse: no se trata solo de adaptar el software a España (VeriFactu + factura electrónica B2B), sino de diseñar una arquitectura preparada para operar en varios países de forma consistente.

2. Factura electrónica en la UE: visión país por país

Mientras ViDA no sea una realidad efectiva, cada país mantiene su propio modelo. A continuación resumimos los sistemas de algunos mercados especialmente relevantes para empresas españolas.

2.1 Italia: pionera y estricta

Italia fue el primer país de la UE en implantar facturación electrónica obligatoria B2B y B2C (desde 2019) a través del SDI (Sistema di Interscambio).

Principales características:

• Obligación para prácticamente todas las operaciones internas (B2B y B2C). 
• Formato FatturaPA, un XML estructurado con requisitos muy específicos. 
• Envío obligatorio a través de la plataforma SDI del gobierno. 
• Plazo máximo de 12 días desde la fecha de operación. 
• Uso de un código destinatario o dirección PEC (correo certificado) del receptor. 

Para empresas españolas que facturan regularmente en Italia:

• Es necesario registrarse y operar a través del SDI, directamente o mediante un intermediario certificado. 
• Las facturas en papel o simples PDFs no tienen validez fiscal. 

2.2 Francia: un calendario progresivo

Francia está desplegando su sistema de facturación electrónica obligatoria de manera gradual, con horizonte final 2026.

Sistema francés (PPF – Portail Public de Facturation):

• Desde 2024: grandes empresas deben estar preparadas para recibir e-facturas. 
• En 2025: grandes empresas estarán obligadas a emitir e-facturas. 
• En 2026: la obligación se extiende a todas las empresas. 
• Se admite el formato híbrido Factur-X (PDF + XML embebido) o UBL. 
• Las facturas se canalizan a través del PPF o plataformas privadas certificadas. 

2.3 Alemania: XRechnung y facturación híbrida

Alemania combina un modelo obligatorio para B2G y voluntario —aunque cada vez más extendido— para B2B.

• Para B2G: es obligatorio el formato XRechnung (basado en UBL/CII) para facturas dirigidas a la administración desde 2020. 
• Para B2B: la factura electrónica es voluntaria, pero existe un impulso creciente por parte de empresas y proveedores de software. 
• Se utiliza también ZUGFeRD, un formato híbrido (PDF con XML embebido) similar a Factur-X francés. 

2.4 Polonia: sistema KSeF

Polonia ha avanzado hacia un modelo muy centralizado:

• Sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur). 
• Obligatorio para todas las empresas desde 2024. 
• Las facturas se envían en tiempo real al KSeF y reciben un identificador único. 
• Formato XML con un esquema específico polaco (FA(2)). 

2.5 Portugal: uno de los sistemas más exigentes

Portugal se caracteriza por un alto nivel de control:

• Comunicación casi en tiempo real mediante ficheros SAF-T. 
• Uso obligatorio de código QR y ATCUD (código único de documento). 
• Software de facturación debe estar previamente certificado por la Autoridade Tributária. 
• El incumplimiento puede generar sanciones relevantes. 

Para las empresas que venden con regularidad en estos países, confiar solo en un sistema genérico de factura electrónica no es suficiente: se necesita un proveedor o una solución capaz de adaptarse a cada modelo local.

3. Reino Unido tras el Brexit: un régimen propio

Aunque el Reino Unido ha salido de la UE, sigue siendo un mercado clave para muchas empresas españolas. Su marco de facturación electrónica es distinto, pero no por ello menos relevante.

3.1 Making Tax Digital (MTD)

Reino Unido no ha implantado una obligación general de factura electrónica B2B como tal, pero sí ha desarrollado el programa Making Tax Digital (MTD) para el IVA:

• Es obligatorio para empresas con facturación superior a £85.000. 
• Exige enviar la información de IVA trimestralmente de forma digital a través de software compatible con la API de HMRC. 
• No se impone un formato concreto de factura (se aceptan PDFs y otros formatos), pero sí una trazabilidad digital desde la contabilidad hasta la declaración. 

Para empresas españolas que facturan a clientes en UK:

• Las facturas pueden emitirse en formato estándar (por ejemplo, PDF + XML), siempre que cumplan los requisitos fiscales de ambos países. 
• Es importante incluir correctamente el VAT number británico cuando corresponda. 
• Hay que considerar los requisitos aduaneros y de exportación/importación tras el Brexit. 

3.2 Irlanda del Norte: doble lógica

Irlanda del Norte tiene un régimen híbrido:

• Para mercancías, se aplican reglas alineadas con la UE. 
• Para servicios, se aplican las reglas del Reino Unido. 
• Pueden existir numeraciones fiscales diferenciadas (por ejemplo, prefijo XI para UE y GB para operaciones UK). 

4. Estados Unidos: diversidad federal y estatal

Estados Unidos no tiene un sistema federal de factura electrónica obligatoria al estilo europeo. La regulación se fragmenta entre:

• Estándares sectoriales a nivel federal. 
• Requisitos de sales tax y formatos de reporte a nivel estatal. 

A nivel federal, predominan estándares de EDI (Electronic Data Interchange) en función del sector:

• EDI 810 para comercio minorista. 
• EDI 837 en sanidad. 
• UBL u otros formatos en contratos con el gobierno federal. 

En cuanto a sales tax, cada estado define sus propias reglas, tipos impositivos y, en algunos casos, requisitos electrónicos específicos. Tras la sentencia Wayfair (2018), una empresa extranjera puede tener obligaciones de sales tax en un estado aunque no tenga presencia física, simplemente por superar ciertos umbrales de facturación (nexus económico).

Para una empresa española que factura a clientes en EE. UU., es esencial analizar:

• En qué estados vende y si supera los umbrales de nexus. 
• Si el sector tiene estándares específicos de facturación electrónica. 
• La necesidad de trabajar con asesores locales o proveedores especializados en tax compliance internacional. 

5. China: el sistema Fapiao

China opera con un sistema completamente distinto al europeo: el fapiao, que no es solo una factura, sino un comprobante fiscal controlado de manera directa por la Administración.

5.1 Tipos de fapiao

Existen dos grandes categorías:

• Fapiao de IVA especial: para operaciones B2B que permiten deducir el IVA. Requiere registro fiscal en China y se emite bajo un control muy estricto. 
• Fapiao de IVA general: se utiliza en B2C y en transacciones donde no se necesita deducción de IVA. 

En ambos casos, los números, formatos y emisión están supervisados por la autoridad tributaria china.

5.2 Golden Tax System

Todas las fapiao se gestionan a través del Golden Tax System:

• Software gubernamental obligatorio. 
• Uso de dispositivos fiscales específicos. 
• En muchos casos, soporte en papel con medidas de seguridad. 
• Verificación en tiempo real con la Administración. 

Para una empresa española que quiere operar en China:

• No es posible “simplemente” emitir una factura española y pretender que tenga validez plena allí. 
• Es necesario un establecimiento permanente o trabajar a través de socios y agentes locales. 
• No planificar bien la estructura puede implicar que los clientes chinos no puedan deducir el IVA, lo que dificulta las relaciones comerciales. 

6. Latinoamérica: referencia mundial en factura electrónica obligatoria

Latinoamérica se ha convertido en una región de referencia en facturación electrónica. Muchos países han implantado sistemas obligatorios con validación en tiempo real y esquemas XML muy detallados.

6.1 México: CFDI

México fue pionero con su CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), hoy en versión 4.0:

• Obligatorio para prácticamente todas las operaciones. 
• Funcionamiento mediante “timbrado” por un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). 
• Formato XML regulado por el SAT con múltiples campos y complementos sectoriales. 
• La cancelación de facturas requiere aceptación por parte del receptor. 

6.2 Brasil: NF-e, NFS-e y más

Brasil combina varios documentos electrónicos:

• NF-e: para productos. 
• NFS-e: para servicios (a nivel municipal). 
• CT-e: para transporte. 
• MDF-e: manifiesto de documentos. 

La complejidad es alta, con autorizaciones en tiempo real, diferencias entre estados y municipios, y obligaciones de acompañar la mercancía con una representación impresa (DANFE).

6.3 Argentina, Chile, Colombia…

Cada país tiene su propio esquema, pero todos comparten:

• Emisión obligatoria en XML. 
• Validación previa por la autoridad fiscal. 
• Representación gráfica asociada (PDF o similar). 
• Requisitos de conservación y auditoría estrictos. 

Para operar en Latinoamérica, normalmente es imprescindible trabajar con:

• Proveedores tecnológicos especializados en la región. 
• Asesores fiscales locales. 
• Arquitecturas preparadas para gestionar múltiples esquemas y conexiones con autoridades tributarias. 

7. Plataformas internacionales e interoperabilidad: PEPPOL y proveedores globales

Ante tanta diversidad, han surgido redes y plataformas que buscan facilitar la interoperabilidad.

7.1 PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) comenzó como una red para contratación pública, pero su uso se ha extendido al ámbito B2B en muchos países.

Ventajas:

• Permite enviar y recibir facturas electrónicas en un formato estandarizado (UBL). 
• Utiliza identificadores únicos (PEPPOL ID). 
• Trabaja a través de “puntos de acceso” certificados que actúan como intermediarios seguros. 

Además de la mayoría de países de la UE, PEPPOL está implantado o en fase de prueba en mercados como Australia, Nueva Zelanda, Singapur o Japón.

7.2 Proveedores globales

Existen proveedores de servicios de e-invoicing que dan cobertura en decenas de países, gestionando formatos, conexiones con autoridades y actualizaciones normativas:

• Basware 
• SAP Ariba 
• Pagero 
• Tungsten Network 
• Sovos 

A la hora de elegir uno, conviene analizar:

• Cobertura real en los países donde operas o planeas operar. 
• Capacidad para actualizarse ante cambios normativos frecuentes. 
• Disponibilidad de soporte local y en tu idioma. 
• Modelo de coste (por transacción, por volumen, por licencia). 

8. Estrategia empresarial: cómo gestionar esta complejidad

La pregunta no es solo “¿qué exige cada país?”, sino cómo diseñar una estrategia global que permita crecer sin romper la operativa ni multiplicar el riesgo fiscal.

8.1 Análisis previo por mercado

Antes de entrar en un nuevo país, conviene realizar un análisis sistemático:

• ¿Existe facturación electrónica obligatoria? 
• ¿Qué formatos y canales son necesarios? 
• ¿Es preciso un registro fiscal local o un establecimiento permanente? 
• ¿Existen proveedores de confianza que ya operen allí? 
• ¿Cuál es el coste de cumplimiento y compensa respecto al potencial del mercado? 

8.2 Arquitectura tecnológica escalable

A nivel de sistemas, es recomendable:

• Utilizar un ERP con capacidad multi-país, integrable con soluciones de e-invoicing. 
• Contar con una capa de integración flexible (APIs, EDI, conectores) que permita incorporar nuevos países sin rehacer todo el sistema. 
• Gestionar formatos y validaciones de forma centralizada, pero con reglas específicas por país. 
• Mantener un archivo digital unificado, con segregación por país y cumplimiento de los plazos de conservación locales. 

Si además operas en España, esta arquitectura debe encajar con VeriFactu, factura electrónica B2B y los plazos nacionales. Para esa parte, puedes apoyarte en nuestra guía para preparar tu empresa para la factura electrónica.

8.3 Cumplimiento vs. optimización

Por último, es importante distinguir entre:

• Cumplimiento mínimo: limitarse a cumplir lo estrictamente obligatorio en cada país. 
• Optimización fiscal: aprovechar deducciones, devoluciones de IVA y estructuras fiscales eficientes. 
• Eficiencia operativa: automatizar al máximo la emisión, transmisión y contabilización de facturas. 
• Gestión de riesgos: anticiparse a cambios normativos y diseñar planes de contingencia. 

Una empresa madura en factura electrónica internacional no se limita a “no incumplir”, sino que utiliza esta complejidad a su favor para ganar eficiencia y fiabilidad en sus procesos.

Conclusión

La factura electrónica internacional es, hoy por hoy, uno de los ámbitos más complejos de la gestión fiscal y tecnológica de una empresa. Cada país añade capas de requisitos, formatos y plataformas que cambian con rapidez. 

Para las empresas españolas internacionalizadas, la exigencia es doble:

• Cumplir con el marco interno (VeriFactu y factura electrónica obligatoria en España). 
• Adaptarse simultáneamente a los requisitos de cada país en el que opera. 

La futura directiva ViDA simplificará parte de este escenario en la UE, pero no eliminará la necesidad de contar con una estrategia tecnológica y fiscal sólida, especialmente fuera de Europa.

La clave está en:

• Analizar bien cada mercado antes de entrar. 
• Invertir en soluciones tecnológicas escalables y flexibles. 
• Acompañarse de proveedores y asesores especializados. 
• Mantenerse actualizado ante cambios normativos constantes. 

Bien gestionada, la factura electrónica internacional no solo evita riesgos, sino que mejora la trazabilidad, la velocidad de cobro y la relación con clientes y autoridades fiscales.

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• Identificar sus obligaciones de facturación electrónica en cada jurisdicción. 
• Diseñar una arquitectura tecnológica multi-país alineada con VeriFactu y con los requisitos locales. 
• Gestionar registros fiscales en el extranjero y coordinar el cumplimiento en varias administraciones tributarias. 
• Optimizar la carga fiscal internacional sin perder seguridad jurídica. 

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