Gastos deducibles para autónomos: guía completa 2026
Conocer qué gastos son deducibles y cómo aplicarlos correctamente es una de las claves más importantes para optimizar la carga fiscal de cualquier autónomo en España. La diferencia entre aprovechar todas las deducciones disponibles o pasar por alto gastos perfectamente deducibles puede suponer un ahorro de varios miles de euros al año.
Sin embargo, la normativa fiscal española establece requisitos específicos para que un gasto pueda considerarse deducible, y no todos los gastos que realiza un autónomo en su día a día cumplen esas condiciones. Declarar gastos que no corresponden, no justificar adecuadamente los que sí son deducibles o mezclar gastos personales con profesionales son errores frecuentes que pueden derivar en sanciones, regularizaciones o inspecciones.
En esta guía analizamos de forma exhaustiva qué gastos pueden deducirse los autónomos en 2026, qué requisitos deben cumplir, cómo funciona la deducción en el IRPF y en el IVA, qué gastos no son deducibles bajo ningún concepto y qué precauciones conviene adoptar para mantener la contabilidad en orden y evitar problemas con Hacienda.
Qué significa que un gasto sea deducible
Un gasto deducible es aquel que puede restarse de los ingresos brutos de un autónomo para calcular el beneficio neto sobre el que se aplicarán los impuestos correspondientes. En otras palabras, cuanto mayor sea la suma de gastos deducibles, menor será la base imponible y, por tanto, menor la cantidad a pagar en impuestos.
La Ley del IRPF establece que son deducibles los gastos necesarios para la obtención de los ingresos de la actividad, siempre que estén debidamente justificados mediante factura o documento equivalente. Esta definición, aparentemente sencilla, es en realidad interpretativa y genera numerosas consultas a la Agencia Tributaria cada año.
Para que un gasto sea considerado deducible debe cumplir tres requisitos esenciales:
Estar vinculado a la actividad económica: el gasto debe estar relacionado directamente con la obtención de ingresos. No basta con que sea útil o conveniente; debe ser necesario para el desarrollo de la actividad profesional.
Estar debidamente justificado: debe existir una factura oficial a nombre del autónomo, con todos los datos fiscales correctos (NIF, nombre, apellidos o denominación social, domicilio fiscal), que acredite el gasto realizado. Sin factura, no hay deducción.
Estar correctamente contabilizado: el gasto debe registrarse en la contabilidad del autónomo en el ejercicio fiscal correspondiente, respetando el principio de devengo o, en su caso, el criterio de caja si el autónomo está acogido a ese régimen especial.
Además, es fundamental que el gasto sea proporcionado y razonable en relación con la actividad. Hacienda puede cuestionar gastos desproporcionados o que no guarden relación lógica con los ingresos declarados.
Diferencia entre deducción en el IRPF y deducción en el IVA
Cuando hablamos de gastos deducibles para autónomos, es importante diferenciar entre la deducción en el IRPF y la deducción en el IVA, porque no todos los gastos que son deducibles en uno lo son en el otro.
En el IRPF, la deducción del gasto reduce la base imponible sobre la que se calcula el impuesto. Si un autónomo tiene ingresos anuales de 40.000 euros y gastos deducibles de 10.000 euros, su base imponible será de 30.000 euros, y sobre esa cantidad aplicará el tipo impositivo correspondiente a su tramo de IRPF.
En el IVA, la deducción funciona de forma distinta. El IVA soportado en las facturas de gastos se resta del IVA repercutido en las facturas de ingresos. Si el resultado es positivo, el autónomo debe ingresar la diferencia a Hacienda en su declaración trimestral (modelo 303). Si el resultado es negativo, puede solicitar la devolución o compensarlo en trimestres posteriores.
Es importante subrayar que un gasto puede ser deducible en el IRPF pero no en el IVA, o viceversa. Por ejemplo, los gastos de manutención son deducibles en el IRPF dentro de ciertos límites, pero el IVA soportado en restaurantes no es deducible. Del mismo modo, los gastos de vehículos tienen limitaciones específicas en ambos impuestos.
Gastos deducibles al 100% en IRPF e IVA
Existen una serie de gastos que son deducibles al 100% tanto en el IRPF como en el IVA, siempre que estén relacionados exclusivamente con la actividad profesional y estén correctamente documentados:
Cuota de autónomos: la cotización mensual a la Seguridad Social es totalmente deducible en el IRPF. Representa uno de los gastos fijos más importantes para cualquier autónomo y su deducción es automática. No genera IVA, por lo que no aplica deducción en este impuesto.
Alquiler de local u oficina: si el autónomo alquila un local, nave, oficina o despacho destinado exclusivamente a su actividad, puede deducirse el 100% del alquiler en el IRPF y el 100% del IVA soportado en las facturas de arrendamiento. Es imprescindible que el contrato de arrendamiento sea para uso distinto de vivienda y que el arrendador emita factura con IVA.
Suministros del local profesional: luz, agua, gas, internet y teléfono del local profesional son deducibles al 100% si el local es de uso exclusivo para la actividad. Si el autónomo trabaja desde casa, puede deducir el 30% de estos suministros, aplicado sobre la superficie destinada a la actividad en relación con la superficie total de la vivienda.
Material de oficina y consumibles: papel, bolígrafos, carpetas, tóner, cartuchos de impresora, etiquetas, sobres y cualquier otro material necesario para el desarrollo de la actividad es deducible al 100%.
Gastos de gestoría y asesoría: los honorarios de gestores, asesores fiscales, contables, abogados, consultores o cualquier otro profesional independiente contratado para tareas relacionadas con la actividad son totalmente deducibles.
Software y herramientas digitales: programas informáticos, licencias de software, aplicaciones de gestión, plataformas de facturación, herramientas de diseño, servicios en la nube, hosting, dominios web y cualquier otro gasto en tecnología necesaria para la actividad.
Formación relacionada con la actividad: cursos, seminarios, másteres, certificaciones, talleres, webinars y cualquier formación que esté directamente relacionada con la mejora de la actividad profesional. Es fundamental que exista una relación clara entre la formación y la actividad declarada.
Seguros profesionales: seguros de responsabilidad civil, seguros de local, seguros de mercancías, seguros de equipos informáticos o cualquier otro seguro vinculado directamente a la actividad.
Gastos financieros: intereses de préstamos, comisiones bancarias, gastos de mantenimiento de cuenta profesional y otros costes financieros derivados de la actividad.
Tributos y tasas: IBI del local profesional, tasa de basuras, IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas), licencias municipales y cualquier otro tributo relacionado con la actividad.
Gastos con limitaciones: vehículos, vivienda y manutención
Algunos de los gastos más habituales de los autónomos tienen limitaciones importantes en cuanto a su deducibilidad, especialmente en lo que se refiere a vehículos, vivienda y dietas de manutención.
Vehículos: la normativa fiscal española es especialmente restrictiva con los gastos de vehículos. Solo pueden deducirse al 100% en el IRPF y en el IVA los gastos de vehículos destinados a actividades específicas, como transporte de viajeros (taxis), transporte de mercancías, enseñanza de conductores (autoescuelas) o actividades comerciales (agentes comerciales, representantes). Para el resto de autónomos, los gastos de vehículos no son deducibles en el IRPF, y en el IVA solo pueden deducirse el 50% del IVA soportado en combustible, reparaciones, mantenimiento, seguros y peajes, siempre que se pueda acreditar que el vehículo se utiliza parcialmente para la actividad.
Vivienda habitual como lugar de trabajo: si el autónomo trabaja desde su vivienda habitual, puede deducir el 30% de los suministros (luz, agua, gas, internet, teléfono) aplicado sobre la proporción de la vivienda destinada a la actividad. También puede deducir la parte proporcional del IBI, la comunidad de propietarios y, en su caso, la amortización de la vivienda si es de su propiedad. Es imprescindible haber declarado en el modelo 036 que la actividad se realiza en el domicilio y que exista un espacio claramente delimitado y de uso exclusivo para la actividad.
Dietas y manutención: los gastos de manutención son deducibles en el IRPF con límites diarios: hasta 26,67 euros al día en España sin pernocta, 48,08 euros al día en el extranjero sin pernocta, 53,34 euros al día en España con pernocta y 91,35 euros al día en el extranjero con pernocta. Estos gastos deben pagarse con tarjeta o medio de pago electrónico trazable, no en efectivo. El IVA soportado en restaurantes no es deducible.
Gastos no deducibles bajo ningún concepto
Existen una serie de gastos que no son deducibles bajo ninguna circunstancia, independientemente de su vinculación aparente con la actividad:
Multas y sanciones administrativas: cualquier multa de tráfico, sanción administrativa, recargo por presentación fuera de plazo de declaraciones fiscales o cualquier otra penalización impuesta por una administración pública no es deducible.
Donativos y liberalidades: regalos sin contraprestación, donaciones a particulares, obsequios a clientes sin justificación comercial clara o cualquier gasto de naturaleza gratuita.
Pérdidas del juego: apuestas, loterías, juegos de azar y cualquier gasto relacionado con el juego.
Gastos personales: ropa (salvo que sea ropa de trabajo específica como uniformes), gimnasio, peluquería, gastos médicos personales, ocio, viajes de placer y cualquier otro gasto de naturaleza personal.
Gastos en paraísos fiscales: operaciones realizadas con personas o entidades residentes en territorios considerados paraísos fiscales, salvo que se acredite que las operaciones responden a motivos económicos válidos.
IVA soportado deducible: en el IRPF no puede deducirse el IVA que ya se ha deducido en las declaraciones trimestrales del IVA. Esto evita la doble deducción del mismo gasto.
Recomendaciones prácticas para maximizar deducciones y evitar problemas
Para aprovechar al máximo las deducciones fiscales disponibles y evitar errores que puedan derivar en sanciones o regularizaciones, los autónomos deben seguir una serie de buenas prácticas:
Solicitar siempre factura completa: nunca conformarse con un ticket o albarán. La factura debe incluir todos los datos fiscales del autónomo (NIF, nombre, apellidos, domicilio fiscal) y del proveedor.
Separar cuentas bancarias: utilizar una cuenta exclusiva para la actividad profesional facilita enormemente la contabilidad y evita confusiones entre gastos personales y profesionales.
Registrar los gastos inmediatamente: mantener la contabilidad al día, registrando cada gasto en el momento en que se produce, evita olvidos y simplifica el trabajo trimestral.
Guardar toda la documentación: conservar todas las facturas, tickets, extractos bancarios y justificantes durante al menos cuatro años (plazo de prescripción fiscal).
Revisar periódicamente la coherencia de los gastos: antes de cada declaración trimestral, comprobar que todos los gastos registrados cumplen los requisitos de deducibilidad y están correctamente documentados.
Consultar con un asesor fiscal ante cualquier duda: la interpretación de la normativa fiscal puede ser compleja, y un error en la deducción de un gasto importante puede resultar costoso.
Conclusión
Los gastos deducibles representan una herramienta fundamental para optimizar la carga fiscal de cualquier autónomo. Conocer qué gastos pueden deducirse, en qué proporción y bajo qué condiciones es esencial para pagar solo lo que corresponde y evitar tributar de más.
Sin embargo, la deducción incorrecta de gastos, la falta de justificación documental o la mezcla de gastos personales y profesionales son errores frecuentes que pueden derivar en problemas con Hacienda. Por eso, mantener una contabilidad rigurosa, solicitar siempre facturas completas y consultar con un asesor fiscal ante cualquier duda son prácticas imprescindibles para cualquier autónomo.
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