La adaptación a la factura electrónica obligatoria requiere planificación estructurada con una antelación mínima de entre 9 y 12 meses. En este artículo te guiamos paso a paso, desde el diagnóstico inicial hasta la puesta en marcha completa, para evitar prisas, errores, sanciones e imprevistos.

¿Sabías que no cumplir con VeriFactu puede acarrear sanciones importantes?
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Cómo preparar tu empresa para la factura electrónica: guía paso a paso

Las 7 fases para adaptar tu empresa (9-12 meses)

Fase 1 (Mes 1-2): Auditoría y diagnóstico

Determina tu fecha límite de obligatoriedad según el volumen de facturación. Consulta este calendario de implantación de la factura electrónica B2B.
Evalúa tu software actual: ¿cumple con VeriFactu?
¿Genera correctamente Facturae o UBL?
Analiza el tipo de operaciones de tu empresa: B2B, B2C, o con Administraciones Públicas.
Revisa el archivo y la trazabilidad de facturas emitidas y recibidas.

Fase 2 (Mes 2-4): Selección de software

Define requisitos imprescindibles: cumplimiento completo con VeriFactu, generación de Facturae 3.2.2 y UBL, firma electrónica, validación previa, integración con tu ERP y conservación durante 4 años o más.
Solicita demos de al menos tres opciones y elige software que cumpla los requisitos técnicos exigidos por la ley: ver requisitos de software conforme a VeriFactu.
Compara costes totales: licencias, migración, formación, soporte y mantenimiento.

Fase 3 (Mes 4-5): Planificación de la migración

Realiza un inventario completo de clientes, proveedores, productos y facturas de al menos los últimos 4 años.
Define una estrategia: migración completa o parcial.
Crea un cronograma en fases: exportación, limpieza de datos, importación y validación.
Realiza copias de seguridad antes de cualquier cambio.

Fase 4 (Mes 5-7): Implantación técnica

Instala e integra el nuevo software con tu sistema ERP.
Parametriza el sistema para asegurar compatibilidad con los formatos electrónicos obligatorios.
Migra los datos de forma progresiva y realiza pruebas exhaustivas con los distintos tipos de facturas: ordinarias, rectificativas, con firma, QR, UBL, etc.

Fase 5 (Mes 6-8): Coordinación con terceros

Notifica oficialmente a tus clientes la fecha de entrada en vigor, el formato de las facturas y el canal de recepción.
Coordina con proveedores para establecer protocolos de envío y recepción de facturas electrónicas.
Realiza pruebas piloto con 2 o 3 socios antes de pasar a producción masiva.

Fase 6 (Mes 7-9): Formación del equipo

Forma a tu equipo por roles:
- Administrativos: emisión de facturas.
- Contables: recepción, integración contable.
- Dirección: supervisión global del sistema.
Programa tres sesiones: teoría, práctica y resolución de casos especiales.
Crea manuales internos con capturas de pantalla y una guía de resolución de problemas.

Fase 7 (Mes 9-12): Puesta en marcha y seguimiento

Comienza la producción 2-3 meses antes del plazo legal obligatorio.
Realiza una monitorización intensiva durante los primeros meses: rechazos, incidencias y feedback de clientes.
Optimiza los procesos de forma continua.
Realiza una auditoría post-implantación al año para evaluar resultados.

¿Conoces el nuevo sistema VeriFactu que será obligatorio en 2026? Te explicamos su funcionamiento, objetivos y requisitos en este artículo sobre el nuevo sistema de verificación de facturas.

✅ Checklist rápida

☐ Fecha de obligatoriedad conocida
☐ Software auditado y nuevo software elegido
☐ Declaración responsable del fabricante
☐ Migración planificada y respaldada
☐ Sistema instalado y probado
☐ Clientes informados y proveedores coordinados
☐ Equipo formado y manuales creados
☐ Producción iniciada y monitorización activa

⚠️ Errores comunes a evitar

Esperar al último mes para iniciar el proceso (necesitas al menos 6 meses).
No realizar pruebas exhaustivas del sistema antes de implantarlo.
Formar solo a una parte del equipo.
Olvidar comunicar a clientes y proveedores.
No documentar los procedimientos.
Elegir el software solo por precio, sin revisar su conformidad con VeriFactu.

Conclusión

La preparación para la factura electrónica no es solo una cuestión técnica, sino estratégica. Requiere de una planificación realista, implicación de todo el equipo y una selección adecuada de herramientas y socios tecnológicos.

Si necesitas ayuda, en Gutiérrez Pujadas & Partners te acompañamos en todo el proceso: auditamos tu situación, te ayudamos a elegir el software, coordinamos la implantación y formamos a tu equipo.
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