Si tu empresa utiliza un programa de facturación, es muy probable que en los próximos meses necesites actualizarlo o sustituirlo por uno nuevo. La entrada en vigor del sistema VeriFactu —el nuevo modelo de verificación de facturas de la Agencia Tributaria— impone requisitos técnicos muy estrictos que no todos los programas actuales cumplen.

Muchos autónomos y empresas se preguntan ahora:

“¿Mi software de facturación es compatible con VeriFactu?”

La respuesta no siempre es sencilla, y las consecuencias de no adaptarse pueden ser importantes: desde multas de hasta 6.000 euros hasta la inadmisión de gastos deducibles.

En este artículo analizamos en detalle qué características técnicas exige VeriFactu, cómo saber si tu programa cumple con la normativa y qué pasos seguir si necesitas cambiarlo.

¿Por qué VeriFactu exige requisitos tan estrictos?

Antes de entrar en materia, conviene entender el contexto. Durante años, en el mercado existieron los denominados programas de doble uso: software que permitía llevar contabilidades paralelas, ocultar ventas o modificar facturas ya emitidas, prácticas que facilitaban el fraude fiscal.

Algunas de sus funciones ilegales eran:

• Eliminar facturas sin dejar rastro. 
• Alterar importes o fechas de operaciones registradas. 
• Emitir informes distintos: uno real y otro “ajustado” para Hacienda. 
• Ocultar operaciones sujetas a IVA. 

VeriFactu nace para erradicar estas prácticas. Por ello, la normativa no se limita a exigir un simple programa de facturación, sino que establece especificaciones técnicas de seguridad que impiden manipular los registros de forma fraudulenta.

Requisitos técnicos obligatorios del software de facturación

A continuación, repasamos los ocho requisitos mínimos que debe cumplir cualquier sistema de facturación conforme con VeriFactu.

1. Integridad e inalterabilidad de los registros

Una vez emitida una factura, no debe poder eliminarse ni modificarse sin dejar constancia.
Esto se consigue mediante:

• Encadenamiento criptográfico de registros, similar al funcionamiento de la tecnología blockchain. Cada factura está vinculada con la anterior mediante un código hash que detecta cualquier alteración. 
• Imposibilidad de eliminación: si se anula una factura, deben conservarse tanto la original como la anulación. 
• Huella digital única (hash): cada factura incorpora un código irrepetible que varía si se modifica cualquier dato, alertando de una manipulación. 

Ejemplo: si emites la factura n.º 150 el 15 de marzo y más tarde intentas crear una “nueva” factura n.º 145 con fecha anterior, el sistema lo detectará automáticamente gracias a la cadena de hashes.

2. Registro detallado de eventos (log de operaciones)

El programa debe mantener un registro inalterable de todas las acciones realizadas: emisión, anulación, modificación de facturas, accesos al sistema, exportaciones o copias de seguridad.

Características del log:

• No puede modificarse ni eliminarse. 
• Debe registrar fecha, hora, usuario y acción con precisión de segundos. 
• Se conserva durante al menos cuatro años. 
• Debe poder facilitarse a la AEAT en caso de auditoría. 

3. Firma electrónica avanzada

Cada factura debe incorporar una firma electrónica avanzada que garantice:

• La identidad del emisor. 
• La integridad del contenido. 
• La imposibilidad de negar su autoría (no repudio). 

Para ello, la firma debe basarse en certificados electrónicos reconocidos y cumplir el Reglamento eIDAS (UE 910/2014).

Certificados válidos:

• Certificado digital de persona jurídica (empresa). 
• Certificado de autónomo o representante legal. 
• Certificado de sello electrónico. 

Cualquier modificación posterior de la factura invalida automáticamente la firma digital.

4. Códigos QR de verificación

Cada factura debe incluir un código QR que permita comprobar su autenticidad y trazabilidad.
El QR debe contener: NIF del emisor, número y fecha de factura, importe total y hash criptográfico.

De esta forma, cualquier persona —incluso un inspector— puede escanear el código y verificar que la factura es auténtica y no ha sido manipulada.

5. Conservación íntegra y segura

El sistema debe garantizar que todas las facturas y registros se conserven durante al menos cuatro años en formato no alterable, legible y accesible para la AEAT.

Además, debe contar con:

• Copias de seguridad automáticas y encriptadas. 
• Mecanismos de recuperación ante fallos. 
• Portabilidad de datos si se cambia de software. 

6. Remisión de registros a la AEAT (según contribuyente)

Ciertos contribuyentes deberán enviar telemáticamente sus facturas a la Agencia Tributaria en un plazo máximo de cuatro días naturales.

Obligados:

• Empresarios en régimen de módulos. 
• Sectores considerados de alto riesgo (hostelería, talleres, peluquerías, etc.). 
• Aquellos que decidan hacerlo voluntariamente. 

El envío se realiza en formato XML y mediante comunicación segura HTTPS, autenticado con certificado electrónico.

7. Compatibilidad con estándares de la AEAT

El software debe poder generar y transmitir datos en los formatos (XML, JSON, CSV) y protocolos (HTTPS, TLS) que establezca la Agencia Tributaria, además de permitir la exportación completa de información para auditorías o inspecciones.

8. Seguridad y protección de datos

Por último, el software debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) e incorporar medidas de seguridad como:

• Control de accesos y contraseñas seguras. 
• Cifrado de datos almacenados y en tránsito. 
• Auditoría de accesos. 
• Protección frente a malware. 
• Actualizaciones de seguridad periódicas. 

¿Cumple tu software con VeriFactu? Guía práctica para comprobarlo

Paso 1. Consulta a tu proveedor

Pregunta directamente si su programa será compatible con VeriFactu, cuándo estará disponible la versión adaptada y si la actualización tendrá coste.

Paso 2. Verifica las características

Comprueba si tu programa:

• Firma electrónicamente las facturas. 
• Genera códigos QR. 
• Registra eventos y bloquea modificaciones. 
• Permite envío telemático (si estás obligado). 

Si no cumple varios puntos, será necesario actualizarlo o sustituirlo.

Paso 3. Evalúa antigüedad y soporte

Si tu software es antiguo, no se actualiza o el proveedor ya no da soporte, lo más prudente será migrar a una solución moderna.

Paso 4. Considera tus necesidades

Más allá del cumplimiento legal, analiza si el programa ofrece integración contable, facturación recurrente, accesibilidad desde distintos dispositivos y soporte técnico eficaz.

Opciones disponibles en el mercado

Soluciones en la nube (SaaS)

Ventajas: actualizaciones automáticas, acceso remoto, copias automáticas, sin mantenimiento.
Desventajas: dependencia de Internet y coste mensual.
Ejemplos: Holded, Contasimple, Quipu, FacturaDirecta, Anfix.

Software instalado (on-premise)

Ventajas: datos en servidores propios, control total, sin conexión necesaria.
Desventajas: mantenimiento técnico, actualizaciones manuales.
Ejemplos: ContaPlus, A3 Factura, Wolters Kluwer, Seres.

ERP integrados

Soluciones globales (Sage 200, SAP Business One, Odoo, Dynamics 365) que incluyen contabilidad, facturación y gestión completa de la empresa.

Certificación y conformidad

Aunque no existe una certificación oficial previa, los fabricantes deben emitir una declaración responsable que garantice el cumplimiento de VeriFactu, acompañada de documentación técnica y auditorías internas.

Al contratar, exige:

• Declaración de conformidad. 
• Especificaciones técnicas. 
• Compromiso de actualizaciones. 
• Soporte y formación. 

Pasos para migrar a un software compatible

1. Planifica con antelación (3-6 meses antes).
   Evalúa necesidades, opciones y presupuesto. 
2. Selecciona proveedor (2-3 meses antes).
   Verifica compatibilidad e integraciones. 
3. Migra los datos (1-2 meses antes).
   Exporta e importa la información verificando integridad. 
4. Configura y prueba (3-4 semanas antes).
   Emite facturas de prueba, revisa QR y firma digital. 
5. Forma a tu equipo (2-3 semanas antes).
   Asegura que todos los usuarios conocen el nuevo sistema. 
6. Implanta y monitoriza.
   Durante los primeros días, comprueba que todo funciona correctamente. 

Costes de adaptación

Los costes varían según el escenario:

Ten en cuenta costes adicionales: migración de datos, formación, certificados digitales y consultoría.

La importancia del asesoramiento especializado

Adaptarse a VeriFactu no es solo un asunto técnico: implica cumplimiento normativo y fiscal, coordinación con proveedores y planificación estratégica.

Un asesor especializado te ayudará a:

• Evaluar tu situación y necesidades. 
• Seleccionar la solución más adecuada. 
• Planificar la transición sin interrumpir la actividad. 
• Evitar sanciones y optimizar costes. 

En Gutiérrez Pujadas & Partners te acompañamos durante todo el proceso:

• Auditoría del software actual. 
• Selección y coordinación con proveedores. 
• Verificación del cumplimiento de VeriFactu. 
• Formación y soporte técnico. 

Conclusión

A partir de 2026, todos los programas de facturación deberán cumplir los estándares técnicos de VeriFactu. No se trata solo de “hacer facturas”, sino de garantizar la trazabilidad, seguridad y transparencia de los registros contables.

Si tu software no cumple, deberás actualizarlo o sustituirlo antes del 1 de enero de 2026 (empresas) o del 1 de julio de 2026 (autónomos).

La oferta de soluciones es amplia, pero el tiempo apremia. Evalúa tu situación, contacta con tu proveedor y busca asesoramiento especializado.

¿Necesitas saber si tu software cumple con VeriFactu?

En Gutiérrez Pujadas & Partners analizamos tu sistema actual, te orientamos sobre las mejores opciones y te ayudamos a cumplir con la normativa sin interrupciones ni sanciones.

 Infórmate sobre nuestro servicio de asesoramiento fiscal y contable  Solicita una primera reunión sin compromiso y asegúrate de que tu empresa estará preparada a tiempo.