La digitalización de la facturación en España está experimentando una transformación profunda con la implementación de dos sistemas que, aunque relacionados, tienen objetivos y requisitos distintos: VeriFactu y la factura electrónica obligatoria. Muchas empresas y autónomos confunden ambos conceptos o creen que se trata de la misma normativa, lo que puede llevar a incumplimientos involuntarios y sanciones económicas.
VeriFactu, también conocido como el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria, representa un cambio significativo en la forma en que las empresas deben generar, registrar y conservar sus facturas. Su objetivo principal es combatir el fraude fiscal mediante la implementación de sistemas informáticos de facturación que garanticen la integridad, trazabilidad y veracidad de todas las operaciones comerciales.
En este artículo, te explicamos en detalle qué es VeriFactu, en qué se diferencia de la factura electrónica obligatoria, cuáles son los plazos de implementación que debes conocer y qué requisitos técnicos debe cumplir tu software de facturación para estar conforme con esta nueva normativa.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el nombre técnico del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que modifica el Reglamento de facturación vigente. Este sistema forma parte de la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude.
El objetivo fundamental de VeriFactu es establecer requisitos técnicos obligatorios para los sistemas informáticos de facturación que utilizan empresas y autónomos, garantizando que:
- Las facturas no puedan ser alteradas sin dejar registro.
- Exista trazabilidad completa de todas las operaciones.
- Se generen códigos de verificación que permitan a la Agencia Tributaria comprobar la autenticidad de las facturas.
- Se reduzcan las prácticas de ocultación de ventas y manipulación de registros contables.
VeriFactu no obliga a enviar las facturas a la Agencia Tributaria de forma inmediata (salvo excepciones), pero sí exige que el software de facturación cumpla con una serie de especificaciones técnicas de seguridad que impiden la manipulación de los registros de facturación.
Antecedentes: el problema de los programas de doble uso
VeriFactu surge como respuesta a la proliferación de los llamados “programas de doble uso” o software de facturación fraudulento, que permitían a algunos negocios ocultar ventas, modificar facturas emitidas o llevar una doble contabilidad para evadir impuestos.
Estos programas facilitaban prácticas como:
- Eliminar facturas ya emitidas sin dejar rastro.
- Modificar importes de ventas registradas.
- Generar informes contables diferentes según el destinatario (uno real y otro “oficial”).
- Ocultar operaciones sujetas a IVA.
La normativa VeriFactu pone fin a esta posibilidad al establecer que todos los sistemas de facturación deben incorporar medidas de seguridad certificadas que imposibiliten estas manipulaciones.
VeriFactu vs. Factura Electrónica Obligatoria: diferencias clave
Una de las confusiones más frecuentes es pensar que VeriFactu y la factura electrónica obligatoria son lo mismo. Aunque ambas normativas forman parte de la transformación digital del sistema tributario español, tienen objetivos, plazos y requisitos diferentes.
Objetivo principal
- VeriFactu: su objetivo es garantizar la integridad, trazabilidad y veracidad de las facturas mediante requisitos técnicos obligatorios en los sistemas de facturación. Se centra en prevenir el fraude fiscal, asegurando que no se puedan manipular los registros de facturación.
- Factura electrónica obligatoria: su objetivo es generalizar el uso de la factura en formato digital estructurado en las operaciones entre empresas y profesionales (B2B), agilizando procesos comerciales, reduciendo la morosidad y mejorando el control tributario.
Ámbito de aplicación
- VeriFactu: afecta a todos los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresas y autónomos en España, independientemente del tipo de cliente (B2B, B2C) y del volumen de facturación. También se aplica cuando se factura a consumidores finales.
- Factura electrónica obligatoria: afecta únicamente a las operaciones entre empresas y profesionales (B2B) en territorio español. No se aplica a las operaciones con consumidores finales (B2C) ni, inicialmente, a las operaciones con no residentes.
Requisitos técnicos
VeriFactu exige que el software de facturación incorpore:
- Firma electrónica avanzada.
- Registro de eventos (log de todas las operaciones).
- Generación de códigos QR de verificación.
- Imposibilidad de alterar facturas sin dejar registro.
- Remisión de registros de facturación a la AEAT (solo para ciertos contribuyentes).
Factura electrónica obligatoria: exige que las facturas se emitan en un formato estructurado (como Facturae o UBL), garantizando la interoperabilidad entre sistemas y facilitando el intercambio automatizado de facturas entre empresas.
Envío a la Agencia Tributaria
- VeriFactu: no obliga a enviar todas las facturas a la AEAT de forma general, salvo para:
- Contribuyentes en estimación objetiva (módulos).
- Empresarios que desarrollen actividades en el Impuesto sobre Actividades Económicas con epígrafe en determinados sectores de riesgo.
- Voluntariamente, cualquier contribuyente puede optar por enviar sus registros de facturación.
- Factura electrónica obligatoria: en principio, no exige envío directo a la AEAT, aunque el desarrollo reglamentario definitivo establecerá la obligación de remitir una copia fiel de las facturas a la “solución pública de facturación” gestionada por la Agencia Tributaria.
Plazos de entrada en vigor
VeriFactu:
- Para personas jurídicas (empresas): 1 de enero de 2026.
- Para personas físicas (autónomos): 1 de julio de 2026.
Factura electrónica obligatoria:
- Para empresas con facturación superior a 8 millones de euros: un año desde la aprobación del reglamento (pendiente de publicación definitiva).
- Para el resto de empresas y autónomos: dos años desde la aprobación del reglamento.
En resumen, VeriFactu se centra en cómo se generan las facturas (requisitos de seguridad del software), mientras que la factura electrónica obligatoria se centra en qué formato tienen las facturas (estructura digital normalizada).
Plazos de entrada en vigor de VeriFactu
El Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, modificó los plazos del Reglamento VeriFactu (RD 1007/2023), estableciendo las fechas definitivas de implantación.
Para personas jurídicas (sociedades, empresas)
Fecha de entrada en vigor: 1 de enero de 2026.
Todas las empresas (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas y cualquier otra persona jurídica) deben utilizar obligatoriamente sistemas de facturación que cumplan con los requisitos técnicos de VeriFactu desde esa fecha.
Esto significa que las empresas tienen desde diciembre de 2023 hasta enero de 2026 para:
- Evaluar si su software actual cumple con VeriFactu.
- Actualizar o cambiar su sistema de facturación, si es necesario.
- Formar a su personal en el uso del nuevo sistema.
- Realizar pruebas y verificar el correcto funcionamiento.
Para personas físicas (autónomos, empresarios individuales)
Fecha de entrada en vigor: 1 de julio de 2026.
Los autónomos y empresarios individuales (personas físicas) disponen de un plazo adicional de seis meses para adaptarse. Este plazo reconoce que los autónomos suelen tener menos recursos técnicos y financieros que las empresas para cumplir nuevas normativas.
Contribuyentes con obligación de remisión inmediata
Ciertos contribuyentes deberán enviar sus registros de facturación a la Agencia Tributaria en un plazo máximo de cuatro días desde la emisión de la factura. Se trata de:
- Contribuyentes en estimación objetiva (régimen de módulos).
- Empresarios incluidos en epígrafes IAE de alto riesgo (restauración, hostelería, peluquerías, talleres, etc.).
Cronograma resumen
- 1 de enero de 2026: VeriFactu obligatorio para empresas.
- 1 de julio de 2026: VeriFactu obligatorio para autónomos.
Estos plazos son definitivos y no prorrogables, por lo que las empresas y autónomos deben prepararse con antelación.
Requisitos técnicos del software de facturación
VeriFactu establece especificaciones técnicas muy detalladas que deben cumplir todos los sistemas informáticos de facturación. Entre ellas:
- Integridad de los registros: imposibilidad de alteración o eliminación sin dejar rastro.
- Trazabilidad y encadenamiento de registros.
- Conservación íntegra y accesible durante 4 años.
- Registro de eventos (log) de todas las operaciones.
- Firma electrónica avanzada.
- Generación de códigos QR de verificación.
- Remisión de registros de facturación a la AEAT para ciertos contribuyentes.
- Compatibilidad con los estándares técnicos publicados por la AEAT.
Sanciones por incumplimiento de VeriFactu
El uso de sistemas que no cumplan los requisitos de VeriFactu puede acarrear sanciones significativas:
- Infracciones graves: no expedir factura, expedir facturas falsas o usar software no conforme.
- Multa del 50 % al 150 % del importe de las operaciones afectadas, con un mínimo de 600 euros.
- Resistencia u obstrucción: multa de 150 a 6.000 euros.
- Incumplimiento contable o registral: multa de 200 a 6.000 euros.
Además, el incumplimiento puede implicar inspecciones, pérdida de deducciones y daño reputacional.
Conclusión
VeriFactu representa un cambio fundamental en la forma en que las empresas y autónomos gestionan su facturación en España. Aunque muchos lo confunden con la factura electrónica obligatoria, se trata de una normativa diferente, con objetivos, requisitos y plazos propios.
Los aspectos clave son:
- Entra en vigor el 1 de enero de 2026 para empresas y el 1 de julio de 2026 para autónomos.
- Exige software con firma electrónica, registro de eventos y medidas antifraude.
- Algunos contribuyentes deben enviar sus registros a la AEAT en cuatro días.
- Las sanciones pueden alcanzar los 6.000 euros.
La clave para cumplir con VeriFactu sin sobresaltos es actuar con antelación: evalúa tu sistema actual, selecciona una solución conforme, forma a tu equipo y realiza pruebas antes de las fechas límite.
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