Uno de los ámbitos donde más discrepancias surgen entre contribuyentes y la Agencia Tributaria es el de los gastos deducibles en el Impuesto de Sociedades. ¿Son deducibles las dietas del administrador? ¿Y el vehículo de empresa? ¿Qué pasa con los regalos a clientes o los viajes de empresa?
Conocer qué gastos admite Hacienda y cuáles no es fundamental para calcular correctamente la base imponible del IS y evitar regularizaciones en la presentación del Modelo 200, cuyo plazo finaliza el 27 de julio de 2026. Un gasto mal justificado o incorrectamente clasificado puede convertirse en una cuota adicional más intereses de demora en una comprobación posterior.
El principio general: correlación con la actividad
La Ley del Impuesto sobre Sociedades (Ley 27/2014) establece en su artículo 15 los gastos no deducibles. Para el resto, el criterio rector es el de la correlación de ingresos y gastos: un gasto es deducible cuando está directamente relacionado con la actividad económica de la empresa, es necesario para obtener ingresos y está debidamente justificado documentalmente.
La justificación documental es imprescindible: factura completa que cumpla todos los requisitos del Reglamento de Facturación (NIF del emisor y receptor, descripción de la operación, importe con y sin IVA, fecha). Un ticket de caja o un recibo simplificado puede no ser suficiente para acreditar la deducción ante Hacienda.
Gastos que Hacienda sí admite
Sueldos, salarios y cotizaciones sociales
Las retribuciones de los trabajadores por cuenta ajena, incluidos sueldos, complementos, pagas extraordinarias y las cuotas a la Seguridad Social a cargo de la empresa, son plenamente deducibles. También lo son las indemnizaciones por despido (dentro de los límites laboralmente establecidos) y los gastos de formación del personal.
Arrendamientos y cánones
El alquiler de locales, oficinas, almacenes y equipos utilizados en la actividad es deducible. También los cánones de leasing y renting de vehículos o maquinaria, con los límites específicos aplicables.
Servicios profesionales externos
Honorarios de asesores fiscales, gestores, abogados, auditores, consultores y otros profesionales contratados para la actividad son deducibles, siempre que exista factura completa y el servicio esté vinculado a la empresa.
Amortizaciones
La depreciación de los activos fijos (maquinaria, equipos informáticos, mobiliario, vehículos, instalaciones) se deduce mediante las tablas de amortización oficiales aprobadas por el Reglamento del IS, o mediante la libertad de amortización cuando sea aplicable. Es uno de los gastos más relevantes para reducir la base imponible.
Gastos financieros
Los intereses de préstamos bancarios, líneas de crédito y otros instrumentos de financiación son deducibles, con el límite del 30% del beneficio operativo (EBITDA fiscal), y con un mínimo de deducción de 1 millón de euros anual. El exceso puede deducirse en los próximos años.
Publicidad y marketing
Los gastos de publicidad, diseño, marketing digital, ferias, presencia en redes sociales y materiales promocionales son deducibles cuando estén directamente vinculados a la promoción de los productos o servicios de la empresa.
Gastos con limitaciones o condiciones especiales
Dietas y gastos de manutención
Son deducibles las dietas y gastos de manutención de los empleados con relación laboral cuando se producen fuera del municipio habitual de trabajo, debidamente justificados mediante factura y acreditando la relación con la actividad. El Reglamento del IRPF fija límites para las dietas exentas de retención: 53,34 €/día en territorio nacional y 91,35 €/día en el extranjero para manutención, y otros importes para alojamiento.
Vehículos de empresa
El tratamiento fiscal del vehículo es uno de los temas más conflictivos. La normativa presume que los vehículos de las empresas tienen un 50% de uso privado, por lo que solo el 50% de los gastos (amortización, seguros, combustible, reparaciones) es deducible en el IS. Para deducir el 100% habría que acreditar el uso exclusivo empresarial, algo que la AEAT suele cuestionar en las comprobaciones. Los vehículos adscritos a actividades de transporte, representantes comerciales o vehículos de prueba tienen regímenes específicos.
Gastos de representación
Los gastos de atención a clientes y proveedores (comidas de negocios, eventos, regalos corporativos) son deducibles en el IS con el límite del 1% de la cifra de negocio del ejercicio. Deben estar justificados con factura y es recomendable documentar el motivo del gasto y los asistentes.
Retribuciones de socios-administradores
Las retribuciones de los socios que ejercen funciones de administración o dirección deben estar previstas en los estatutos sociales para ser deducibles, especificando el sistema de retribución. Si los estatutos establecen el cargo como gratuito, la retribución percibida no será deducible en el IS.
Gastos que Hacienda no admite: el artículo 15 LIS
El artículo 15 de la Ley del IS enumera los gastos expresamente no deducibles, con independencia de que figuren en la contabilidad de la empresa:
- Liberalidades y donaciones: los gastos sin contraprestación, regalos a empleados que no constituyan retribución en especie, donativos a terceros sin vinculación comercial, etc.
- Multas, sanciones y recargos: las sanciones de Hacienda, de la Seguridad Social, multas de tráfico o cualquier otra sanción administrativa o penal no son deducibles.
- Pérdidas de juego.
- Gastos de servicios pagados a territorios de baja tributación (paraísos fiscales), salvo prueba de actividad económica real.
- Gastos derivados de la contabilización del IS: el propio impuesto no es gasto deducible.
- Gastos en operaciones con partes vinculadas a precios no de mercado: las operaciones vinculadas deben valorarse a precio de mercado (arm’s length), y las diferencias no ajustadas pueden ser rechazadas por la AEAT.
El riesgo del doble rechazo: IS e IVA
Cuando Hacienda rechaza un gasto en el IS por no ser deducible, habitualmente también rechaza el IVA soportado en esa operación. Esto significa que un gasto mal clasificado puede tener un doble impacto fiscal: mayor cuota del IS y mayor cuota del IVA a ingresar. Es uno de los argumentos más poderosos para llevar una contabilidad ordenada y asesorada profesionalmente.
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